Indice Contenuti
ATTENZIONE: Se gestisci un B&B, casa vacanze o appartamento Airbnb
Devi inviare le schedine Alloggiati Web entro 24 ore dal check-in di ogni ospite. Ecco cosa rischi:
- In ritardo? Multa: €206 per OGNI ospite non comunicato
- Errori nella compilazione? Schedina respinta + nuova multa
- Dimenticato un ospite? Altra multa €206
Facciamo un calcolo veloce: se hai 10 ospiti al mese e dimentichi UNA schedina = €206 buttati. In un anno = €2.472 in multe evitabili.
La Buona Notizia
Esiste una soluzione che ti fa risparmiare 15 ore/mese:
- Invio automatico Alloggiati Web in 2 minuti
- Zero errori (controllo automatico pre-invio)
- Software GRATUITO disponibile su GitHub
In questa guida completa:
- Come funziona Alloggiati Web (versione semplice)
- 7 errori che causano multe (e come evitarli)
- Software automatico gratuito
- Come risparmiare 180 ore/anno
Cos'e Alloggiati Web e Perche e Obbligatorio
Alloggiati Web e il sistema della Polizia di Stato per comunicare gli ospiti che soggiornano nella tua struttura ricettiva. E un obbligo di legge, non un'opzione.
Chi Deve Usare Alloggiati Web
- Hotel e alberghi
- B&B e affittacamere
- Agriturismi
- Case vacanze
- Appartamenti turistici (anche Airbnb!)
- Ostelli
Quando Inviare la Comunicazione
Entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite (check-in). Non ci sono eccezioni.
Multa Se Non Lo Fai
€206 per ogni ospite NON comunicato o comunicato in ritardo.
Base legale: Art. 109 TULPS (Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza). Scopri tutte le sanzioni nel dettaglio
I 7 Errori Piu Comuni Che Ti Costano Multe (E Come Evitarli)
Ecco gli errori che vediamo piu spesso tra i gestori di strutture ricettive. Ogni errore = potenziale multa €206.
Errore #1: Invio Oltre Le 24 Ore
PROBLEMA: Ospite arriva venerdi sera. Tu compili la schedina Alloggiati Web domenica. Sono passate oltre 24 ore.
RISULTATO: Multa €206 (anche se erano "solo" 2 giorni di ritardo).
Soluzione
Automatizza con software che invia la schedina appena inserisci i dati dell'ospite. CheckIn Facile invia automaticamente entro 5 minuti dall'inserimento dati.
Errore #2: Dati Documento Sbagliati
PROBLEMA: Scrivi "AB123456" invece di "AB 123456" (spazio mancante). Oppure inverti giorno/mese nella data di nascita.
RISULTATO: Sistema respinge la schedina. Tu non te ne accorgi. Passano 24h. Multa.
Soluzione
Software con validazione automatica che controlla il formato prima di inviare. CheckIn Facile valida: numero documento, data nascita, codice fiscale, nazionalita.
Errore #3: Non Dichiari TUTTI Gli Ospiti
PROBLEMA: Famiglia di 4 persone: dichiari solo i 2 adulti, dimentichi i 2 bambini.
RISULTATO: 2 ospiti mancanti = €412 di multa.
Soluzione
Checklist digitale che ti obbliga a inserire il numero totale ospiti PRIMA di procedere e verifica che tutti siano stati registrati.
Errore #4: Codice Struttura Sbagliato
PROBLEMA: Hai 2 appartamenti con codici diversi. Usi il codice struttura sbagliato per l'invio.
RISULTATO: Schedina respinta, devi rifarla, rischio multa se oltre 24h.
Soluzione
Software che memorizza i codici per ogni struttura e li assegna automaticamente in base all'appartamento selezionato.
Errore #5: Dati Incompatibili Con Booking
PROBLEMA: Ospite prenota 2 notti su Booking, tu inserisci 3 notti su Alloggiati Web per errore.
RISULTATO: Sistema rileva incongruenza. Possibile controllo Polizia. Multa.
Soluzione
Integrazione automatica Booking/Airbnb > Alloggiati Web. I dati della prenotazione vengono importati direttamente. Zero errori di trascrizione.
Errore #6: Non Controlli Gli Scarti
PROBLEMA: Invii 10 schedine. 2 vengono scartate dal sistema per errori di formato. Non controlli la casella email.
RISULTATO: Dopo 24h quelle 2 schedine risultano non inviate = Multa €412.
Soluzione
Software che ti avvisa SUBITO (notifica push + email) se una schedina viene respinta, con indicazione dell'errore da correggere.
Errore #7: Copia-incolla Da Excel Con Errori
PROBLEMA: Copi i dati da un file Excel. Un carattere speciale invisibile (spazio non-breaking, apostrofo tipografico) causa errore nel sistema.
RISULTATO: Schedina respinta. Perdi ore a cercare l'errore invisibile.
Soluzione
Software che legge il documento direttamente (OCR) o importa da Booking/Airbnb. Nessun copia-incolla, nessun errore.
CheckIn Facile: scatta foto al documento con smartphone > dati estratti automaticamente.
Come Automatizzare Alloggiati Web (3 Metodi)
Esistono 3 approcci per gestire l'invio Alloggiati Web. Ecco pro, contro e costi reali di ciascuno.
Metodo #1 - Software Gratuito Open Source (CheckIn Facile) - RACCOMANDATO
Cosa Ottieni:
- Invio automatico Alloggiati Web
- Integrazione Booking.com + Airbnb
- OCR documenti (foto > dati automatici)
- Validazione errori pre-invio
- Notifiche se schedina respinta
- Export report per Questura/ISTAT
Costo: GRATIS (open source su GitHub)
Tempo risparmiato
Da 20 minuti/ospite a 2 minuti/ospite.
Con 50 ospiti/mese = 180 ore/anno recuperate.
Risparmio Economico:
- Tempo valorizzato a €15/h = €2.700/anno risparmiati
- Multe evitate = €206-2.000/anno
- TOTALE: oltre €3.000/anno
oppure Setup Professionale: €499 (installazione + formazione inclusa)
Metodo #2 - PMS Commerciali (Vikey, Octorate, ecc.)
Se preferisci una soluzione cloud gestita:
Costo: €30-60/mese (€360-720/anno)
Pro:
- Zero setup tecnico
- Supporto clienti incluso
Contro:
- Costo ricorrente (paghi per sempre)
- Dati su server di terze parti
- Aumenti prezzi annuali (+8-10%)
Principali opzioni:
- Vikey: ~€39/mese
- Octorate: ~€35/mese
- Slope: ~€40/mese
Confronto Costi 5 Anni
PMS cloud: €1.800-3.600
CheckIn Facile: €499 una tantum
RISPARMI: €1.301-3.101
Metodo #3 - Manuale (NON Consigliato)
Se proprio vuoi farlo a mano:
- Accedi a AlloggiatiWeb.poliziadistato.it
- Inserisci dati ospite manualmente
- Controlla 5 volte che non ci siano errori
- Invia
- Controlla email per conferma
- Se respinto, ripeti tutto
Tempo: 15-20 minuti per ospite
Con 50 ospiti/mese = 12-16 ore/mese
Costo Opportunita
12h x €15/h = €180/mese = €2.160/anno
+ Rischio multe per errori/dimenticanze
Conviene spendere €499 una tantum per automatizzare tutto.
Tabella Confronto: Manuale vs Automatico
| Aspetto | Manuale | CheckIn Facile | PMS Cloud |
|---|---|---|---|
| Tempo/ospite | 15-20 min | 2 min | 2-3 min |
| Costo Anno 1 | €2.160 (tempo) | €0-499 | €420-720 |
| Costo 5 Anni | €10.800 | €499 | €2.100-3.600 |
| Rischio Errori | ALTO | NULLO | BASSO |
| Proprieta Dati | TUA | TUA | Cloud terzi |
| Aumenti Prezzo | - | MAI | +8-10%/anno |
Alloggiati Web Per Host Airbnb (Guida Specifica)
ATTENZIONE HOST AIRBNB
Anche se affitti su Airbnb, sei OBBLIGATO a inviare Alloggiati Web per ogni ospite.
"Ma Airbnb non lo fa automaticamente?"
NO. Airbnb NON comunica alla Polizia per te. Devi farlo tu.
Cosa Devi Fare Come Host Airbnb
Richiesta online alla Questura o Comune. Serve codice identificativo univoco per la tua struttura. Tempi: 7-30 giorni.
Con codice struttura + SPID o CIE.
- Chiedi documento identita ospite (foto)
- Inserisci dati su Alloggiati Web
- Invia entro 24h dal check-in
Soluzione Automatica per Host Airbnb
CheckIn Facile si integra con Airbnb:
- Prenotazione arriva > email automatica all'ospite
- Ospite carica documento da smartphone
- Software legge documento (OCR)
- Invia Alloggiati Web automaticamente
- Tu non fai nulla
Tempo: Da 20 min/ospite a 0 minuti (completamente automatico)
Quanto Costa NON Automatizzare Alloggiati Web?
Facciamo i conti reali per un B&B con 30 ospiti/mese (esempio tipico):
Costi Metodo Manuale
- Tempo: 20 min/ospite x 30 = 10 ore/mese
- Valore tempo (€15/h): €150/mese = €1.800/anno
- Rischio multe (1-2/anno): €206-412/anno
- TOTALE: €2.006-2.212/anno
Costi Con CheckIn Facile
- Setup: €499 una tantum (o €0 se installi tu)
- Tempo: 2 min/ospite x 30 = 1 ora/mese
- Valore tempo: €15/mese = €180/anno
- Multe: €0 (zero errori)
- TOTALE ANNO 1: €679
- TOTALE ANNI 2-5: €180/anno
Risparmio in 5 anni
Manuale: €10.030 | CheckIn Facile: €1.399
+ 180 ore/anno recuperate
Proiezione Costi 1-5-10 Anni
| Periodo | Manuale | CheckIn Facile | Risparmio |
|---|---|---|---|
| Anno 1 | €2.006 | €679 | €1.327 |
| Anno 3 | €6.018 | €1.039 | €4.979 |
| Anno 5 | €10.030 | €1.399 | €8.631 |
| Anno 10 | €20.060 | €2.299 | €17.761 |
Come Iniziare Oggi (3 Step)
OPZIONE 1 - Fai Da Te (Gratis)
OPZIONE 2 - Setup Professionale (€499)
INCLUSO:
- Installazione completa
- Configurazione Alloggiati Web
- Integrazione Booking/Airbnb
- Formazione team (2 ore)
- 6 mesi supporto WhatsApp
Domande Frequenti su Alloggiati Web
Anche gli host Airbnb devono fare Alloggiati Web?
SI. Obbligatorio per TUTTE le strutture ricettive in Italia, inclusi appartamenti affittati su Airbnb. Airbnb non invia le comunicazioni alla Polizia per te.
Qual e la multa se dimentico di inviare?
€206 per ogni ospite non comunicato o comunicato in ritardo. Per una famiglia di 4 persone significa €824 di multa.
Posso inviare dopo le 24 ore se ho una giustificazione?
NO. La legge e tassativa: 24 ore dal check-in, zero eccezioni. Anche problemi tecnici o malattia non sono giustificazioni accettate.
Il software automatico e legale?
SI. Il software invia i dati allo stesso portale ufficiale AlloggiatiWeb.poliziadistato.it. Stessi dati, stesso formato, stesso destinatario. Solo piu veloce e senza errori.
Funziona anche per case vacanze occasionali?
SI. Anche gli affitti turistici occasionali (es. casa al mare affittata solo 2 mesi in estate) richiedono la comunicazione Alloggiati Web per ogni ospite.
Devo pagare per usare AlloggiatiWeb.it?
NO. Il portale della Polizia di Stato e completamente gratuito. I software automatici (come CheckIn Facile) servono solo a velocizzare l'inserimento e ridurre gli errori.
Come ottengo il codice struttura per Alloggiati Web?
Si richiede alla Questura o al Comune di competenza. Servono: documento identita, dati struttura, codice fiscale o P.IVA. Tempi: da 7 a 30 giorni.
Quanto tempo serve per compilare manualmente?
Mediamente 15-20 minuti per ospite: accesso portale, inserimento dati, verifica, invio, controllo conferma. Con software automatico: 2 minuti.
Conclusioni: Elimina Alloggiati Web Dalla Tua To-Do List
Alloggiati Web e un obbligo di legge che richiede tempo, attenzione e zero margine di errore. Hai due strade:
Metodo Manuale
- 10-15 ore/mese
- Rischio multe €206+
- Stress continuo
Metodo Automatico
- 1 ora/mese
- Zero multe
- Zero stress
Con CheckIn Facile risparmi:
€8.631 in 5 anni+ 180 ore/anno recuperate
+ Zero stress e preoccupazioni
Pronto a Eliminare Alloggiati Web Dalla Tua To-Do List?
Sconto €100 per i primi 20 - Offerta limitata
