📋 Schedina Alloggiati Web 2026: Come Compilare e Inviare Correttamente

La schedina Alloggiati Web è un obbligo di legge che non puoi ignorare. Se gestisci una struttura ricettiva in Italia, che sia un hotel, un B&B, una casa vacanza o un semplice appartamento su Airbnb, sei tenuto a comunicare i dati di ogni singolo ospite alla Questura. Non esistono eccezioni, non esistono soglie minime, non esistono scuse. 📝

Eppure, nonostante l'obbligo esista dal 1931 (sì, hai letto bene: dal Regio Decreto del 1931, poi aggiornato con l'articolo 109 del TULPS), ancora oggi migliaia di gestori commettono errori nella compilazione, inviano schedine in ritardo, o peggio ancora dimenticano completamente di farlo. Il risultato? Sanzioni che partono da €206 e possono arrivare a cifre ben più alte, fino al rischio concreto di procedimenti penali con arresto fino a 3 mesi nei casi più gravi.

In questa guida ti spiegherò tutto quello che devi sapere sulla schedina Alloggiati Web nel 2026. Non teoria astratta o copia-incolla dalla normativa, ma istruzioni pratiche, concrete, che puoi applicare oggi stesso. Vedremo come registrarsi al portale, come compilare ogni singolo campo senza errori, cosa significano quei misteriosi codici "tipo alloggiato", entro quando devi assolutamente inviare, e soprattutto come puoi risparmiare ore di lavoro manuale ogni settimana senza rischiare sanzioni.

Cos'è la Schedina Alloggiati Web e Perché È Obbligatoria

La schedina Alloggiati Web è il modulo digitale che invii tramite il portale ufficiale della Polizia di Stato per comunicare i dati identificativi di ogni persona che soggiorna nella tua struttura. È l'equivalente moderno del vecchio registro cartaceo degli ospiti che gli alberghi tenevano alla reception, ma con una differenza fondamentale: mentre prima bastava annotare i dati in un registro che nessuno controllava mai, oggi devi trasmettere attivamente le informazioni a un database centralizzato della Questura, e ogni mancato invio viene tracciato e può essere contestato.

L'obbligo nasce dall'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), che stabilisce che i gestori di strutture ricettive devono "comunicare all'autorità locale di pubblica sicurezza le generalità delle persone alloggiate". La ratio della norma è duplice: da un lato consente alle forze dell'ordine di sapere chi si trova sul territorio nazionale in ogni momento (fondamentale per indagini e ricerche), dall'altro crea un registro storico degli spostamenti che può essere utile in caso di necessità investigative future.

Dal punto di vista pratico, questo significa che tu come gestore hai la responsabilità legale di identificare ogni ospite, raccogliere i suoi dati, e trasmetterli alla Questura entro i termini previsti. Non puoi delegare questa responsabilità all'ospite stesso, non puoi "dimenticare" di farlo per i soggiorni brevi, non puoi decidere arbitrariamente che certi ospiti non valgono la registrazione. È un adempimento che si applica a tutti, sempre, senza eccezioni. Per una panoramica completa del portale, leggi anche la nostra guida completa ad Alloggiati Web.

Chi Deve Inviare le Schedine Alloggiati Web nel 2026

Vediamo chi è effettivamente obbligato a questo adempimento, perché c'è ancora molta confusione in merito. L'obbligo si applica a chiunque gestisca una struttura dove persone possono soggiornare a pagamento, anche occasionalmente, anche per una sola notte. Questo include una lista molto più ampia di quanto molti immaginano.

Gli hotel, ovviamente, sono i primi della lista. Ma l'obbligo si estende identicamente a B&B (sia in forma imprenditoriale che familiare), affittacamere, case vacanza, appartamenti ammobiliati ad uso turistico, agriturismi, campeggi, ostelli, residence, rifugi alpini e qualsiasi altra struttura che ospiti turisti o viaggiatori a pagamento. La tipologia contrattuale non conta: che tu faccia locazione turistica, locazione breve, contratto d'affitto transitorio, o qualsiasi altra forma, l'obbligo rimane.

Particolarmente importante è chiarire la situazione degli host Airbnb e delle piattaforme simili. Se affitti il tuo appartamento su Airbnb, Booking, Vrbo o qualsiasi altro portale, sei a tutti gli effetti un gestore di struttura ricettiva e devi inviare le schedine. Non importa che sia la tua casa, non importa che tu faccia solo qualche affitto all'anno, non importa che Airbnb "gestisca tutto": la responsabilità delle schedine è tua e solo tua. Se vuoi approfondire come gestire tutti gli aspetti dell'attività, leggi la nostra guida su come affittare casa su Airbnb.

Come Registrarsi al Portale Alloggiati Web della Questura

Prima di poter inviare qualsiasi schedina, devi essere registrato al portale Alloggiati Web con credenziali valide. Questo è un passaggio che va fatto una sola volta, ma che richiede alcuni giorni di attesa, quindi è importante muoversi per tempo se stai aprendo una nuova struttura o se non hai mai fatto l'accreditamento.

Il processo inizia con la presentazione di una domanda alla Questura competente per territorio (quella della provincia dove si trova la struttura). Non puoi fare tutto online: devi recarti fisicamente alla Questura, oppure in alcuni casi al Commissariato di zona, portando con te la documentazione richiesta. Questa include tipicamente il tuo documento d'identità, la documentazione della struttura (SCIA, autorizzazione comunale, visura camerale se impresa), e il modulo di richiesta credenziali compilato.

Una volta presentata la domanda, la Questura verifica i dati e, se tutto è in regola, ti assegna un username e una password per accedere al portale. I tempi variano da Questura a Questura, ma in genere servono da 5 a 15 giorni lavorativi. Alcune Questure inviano le credenziali per email, altre richiedono un secondo appuntamento per il ritiro.

Come Compilare la Schedina Alloggiati: Tutti i Campi Obbligatori

Arriviamo al cuore della questione: come si compila correttamente una schedina? Può sembrare semplice, ma i dettagli contano e un errore anche banale può causare il rigetto della schedina o, peggio, risultare in una comunicazione incompleta che non soddisfa l'obbligo di legge.

Ogni schedina richiede una serie di dati obbligatori sull'ospite. Non puoi ometterne nessuno: se manca anche un solo campo obbligatorio, il sistema rifiuta l'invio. E anche se tecnicamente l'invio va a buon fine, una schedina con dati palesemente errati o incompleti non ti mette al riparo dalle sanzioni in caso di controllo.

I Dati Anagrafici dell'Ospite

I Dati del Documento d'Identità

I Dati del Soggiorno

I Codici Tipo Alloggiato: La Guida Definitiva (16, 17, 18, 19, 20)

I codici "tipo alloggiato" sono probabilmente l'aspetto più confuso dell'intera procedura Alloggiati Web. Ogni ospite deve essere classificato con un codice numerico che indica il suo "ruolo" all'interno del soggiorno. Usare il codice sbagliato non è solo un errore formale: può generare incongruenze nel database della Questura e, in alcuni casi, far scattare controlli o richieste di chiarimenti.

La logica dietro questi codici è semplice una volta capita: servono a distinguere chi soggiorna da solo da chi soggiorna in gruppo, e all'interno dei gruppi a identificare chi è il responsabile e chi sono i membri. Questo aiuta le forze dell'ordine a capire rapidamente la composizione dei nuclei ospitati senza dover analizzare ogni singola schedina.

Esempi Pratici di Utilizzo dei Codici

Coppia sposata: Marito = codice 17 (capofamiglia), Moglie = codice 19 (familiare). Non importa chi dei due ha prenotato, basta che sia coerente.

Famiglia con 2 figli: Un genitore = codice 17, altro genitore = codice 19, figlio 1 = codice 19, figlio 2 = codice 19. Totale 4 schedine.

Gruppo di 4 amici: Chi ha prenotato = codice 17, gli altri 3 amici = codice 20 ciascuno. Totale 4 schedine.

Viaggiatore singolo: Solo codice 16. Nessun altro codice necessario.

Coppia non sposata: Tecnicamente sono un "gruppo" non una "famiglia". Chi prenota = codice 17, l'altro = codice 20. In pratica, molti usano 17+19 anche per coppie non sposate e non ci sono mai stati problemi.

Entro Quando Devi Inviare le Schedine Alloggiati Web

Le tempistiche di invio sono un aspetto critico che molti sottovalutano. La regola generale stabilita dall'art. 109 TULPS è chiara: i dati degli ospiti vanno comunicati entro 24 ore dall'arrivo. Ma attenzione: questa regola ha delle sfumature importanti che devi conoscere.

Il termine delle 24 ore decorre dal momento del check-in, non dalla prenotazione. Se un ospite arriva alle 15:00 del lunedì, la schedina deve essere inviata entro le 15:00 del martedì. Non il giorno dopo a mezzanotte, non "entro la giornata successiva", ma esattamente 24 ore dopo l'arrivo. In pratica, per evitare qualsiasi rischio, è buona norma inviare le schedine lo stesso giorno del check-in o al massimo la mattina successiva.

Con il Decreto Sicurezza 2025, alcune regioni e alcuni comuni hanno introdotto termini più stringenti. In particolare, in alcune aree turistiche ad alta affluenza o in periodi di allerta sicurezza, il termine può essere ridotto a 6 ore dall'arrivo. Verifica sempre con la tua Questura quali sono i termini applicabili nella tua zona.

Per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore (ad esempio un day-use o un pernottamento molto breve), la comunicazione deve avvenire immediatamente dopo il check-in, senza attendere il termine ordinario. La logica è che per soggiorni così brevi l'ospite potrebbe già essere andato via prima della scadenza delle 24 ore.

Le Sanzioni per Mancato o Ritardato Invio delle Schedine

Parliamo di quello che succede se non rispetti l'obbligo. Le conseguenze del mancato invio delle schedine Alloggiati Web sono serie e graduate in base alla gravità dell'inadempimento.

La sanzione minima di €206 può sembrare gestibile, ma considera che si applica per ogni singola schedina mancante. Se hai dimenticato di registrare una famiglia di 4 persone, sono 4 schedine mancanti, quindi potenzialmente 4 sanzioni. Se hai "saltato" un intero mese per disattenzione, le schedine mancanti potrebbero essere decine.

Oltre alle sanzioni pecuniarie, c'è il rischio concreto di procedimenti penali nei casi più gravi. L'art. 109 TULPS prevede infatti la pena dell'arresto fino a tre mesi per chi "omette di adempiere" agli obblighi di comunicazione. Sebbene questa pena estrema sia raramente applicata, la sua esistenza testimonia quanto lo Stato consideri importante questo adempimento.

Gli Errori Più Comuni nella Compilazione (e Come Evitarli)

Dopo aver visto centinaia di strutture lottare con Alloggiati Web, ho identificato gli errori ricorrenti che causano il maggior numero di problemi. Conoscerli ti aiuterà a evitarli.

Errore 1: Codici Tipo Alloggiato Incoerenti

Uno degli errori più frequenti è assegnare codici tipo alloggiato che non hanno senso logico. Ad esempio: inviare 3 schedine tutte con codice 16 (singolo) per una famiglia che viaggia insieme. O usare codice 17 (capofamiglia) per tutti i membri di un gruppo invece che per uno solo. Il sistema potrebbe accettare tecnicamente queste schedine, ma in caso di controllo l'incongruenza salterà agli occhi.

Errore 2: Dati Copiati Male dal Documento

Nome con accenti sbagliati, numero del documento con cifre invertite, data di nascita con mese e giorno scambiati. Questi errori sembrano banali ma possono rendere la schedina inutile ai fini investigativi. Inoltre, se i dati non corrispondono perfettamente a quelli nel database delle forze dell'ordine, potrebbero scattare alert automatici che generano controlli indesiderati.

Errore 3: Dimenticare i Minori

Molti pensano erroneamente che i bambini piccoli non vadano registrati. Sbagliato: ogni persona che dorme nella struttura deve avere la sua schedina, inclusi i neonati. Per i minori senza documento proprio, si usa quello del genitore come riferimento, ma la schedina va comunque compilata.

Errore 4: Non Aggiornare le Notti in Caso di Prolungamento

Se un ospite prolunga il soggiorno, devi aggiornare la schedina originale (o inviarne una correttiva) per riflettere il nuovo numero di notti. Molti dimenticano questo passaggio, lasciando nel sistema un'informazione non corretta sulla durata effettiva del soggiorno.

Errore 5: Affidarsi alla Memoria

Compilare le schedine "quando mi ricordo" o "a fine giornata quando ho tempo" è la ricetta perfetta per le dimenticanze. Nei momenti di maggiore affluenza, con check-in multipli, pulizie, telefonate e mille altre cose da gestire, è facilissimo dimenticare una schedina. E quando te ne accorgi, spesso è troppo tardi.

Come Risolvere il Problema: La Soluzione CheckIn Facile

Arriviamo alla domanda che probabilmente ti stai ponendo: esiste un modo per gestire tutto questo senza impazzire? La risposta è sì, e la soluzione si chiama automazione del processo di check-in.

Il problema fondamentale della compilazione manuale non è la complessità tecnica delle singole schedine, ma il volume e la ripetitività. Se hai una struttura attiva, potresti dover compilare decine di schedine ogni settimana. Ogni schedina richiede 5-10 minuti di lavoro manuale: accesso al portale, inserimento dati, verifica, invio. Moltiplica per 50-100 ospiti al mese e hai ore e ore di lavoro monotono e ad alto rischio di errore.

Con un sistema come CheckIn Facile, il flusso diventa completamente diverso. Ecco come funziona nella pratica quotidiana:

Quando un ospite prenota, il sistema gli invia automaticamente un link per il pre-check-in online. L'ospite, comodamente da casa o dallo smartphone, inserisce i dati di tutti gli occupanti e carica le foto dei documenti d'identità. Il sistema verifica i dati, li formatta correttamente, e genera le schedine nel formato richiesto da Alloggiati Web. A quel punto, tu come gestore hai tutte le informazioni pronte: puoi caricarle nel portale con pochi click, oppure se hai integrato il sistema con servizi di invio, il processo è quasi completamente automatico.

Il vantaggio non è solo il risparmio di tempo (anche se parliamo di ore ogni settimana). Il vantaggio principale è l'eliminazione degli errori e delle dimenticanze. Poiché il processo è sistematico e tracciato, non c'è più il rischio di "saltare" una schedina per distrazione o di compilarla con dati sbagliati copiati male a mano.

Problemi Comuni con il Portale Alloggiati Web (e Come Risolverli)

Il portale Alloggiati Web è notoriamente uno dei sistemi informatici della PA meno user-friendly. Se hai già provato a usarlo, sai di cosa parlo. Vediamo i problemi più comuni e come affrontarli.

Il Portale Non Si Carica o Va Lentissimo

È un problema cronico, specialmente nelle ore di punta (mattina presto, fine giornata). I server del portale sembrano dimensionati per un carico molto inferiore a quello reale. Soluzioni: prova ad accedere in orari "morti" (primo pomeriggio, tarda serata), usa Firefox invece di Chrome (sembra funzionare meglio), e armati di pazienza. Se il problema persiste per giorni, contatta la Questura.

Errore "Sessione Scaduta" Continuo

Il sistema ha timeout molto aggressivi: se resti inattivo per pochi minuti, ti disconnette. Soluzione: compila le schedine velocemente senza interruzioni, oppure prepara tutti i dati in un documento prima di accedere al portale, così puoi fare copia-incolla rapido.

Certificato di Sicurezza Non Valido

A volte il browser mostra avvisi di sicurezza sul certificato SSL del portale. Questo può succedere quando il certificato del sito è scaduto o non aggiornato. In genere è sicuro procedere (è il sito ufficiale della Polizia), ma se hai dubbi verifica che l'URL sia esattamente alloggiatiweb.poliziadistato.it.

Dati Rifiutati Senza Spiegazione

A volte il sistema rifiuta una schedina senza dare un motivo chiaro. Cause comuni: caratteri speciali nel nome (accenti, apostrofi), comune di nascita non riconosciuto (usa la versione esatta presente nel database), documento con formato non standard. Prova a semplificare i dati problematici (es. rimuovi accenti dal nome) e riprova.

Alloggiati Web per B&B, Case Vacanza e Airbnb: Specificità

Se gestisci una struttura extra-alberghiera, ci sono alcune particolarità che devi conoscere riguardo ad Alloggiati Web.

Per i B&B e le case vacanza, il processo è identico a quello degli hotel, ma la Questura di riferimento potrebbe essere diversa. Se la tua struttura è in un comune piccolo senza Questura, farai riferimento alla Questura del capoluogo di provincia o al Commissariato di zona. Verifica con le autorità locali quale ufficio è competente per te.

Per gli appartamenti Airbnb, l'obbligo è lo stesso ma c'è spesso confusione su chi debba adempiervi. Se sei il proprietario e gestisci direttamente, l'obbligo è tuo. Se hai affidato la gestione a un property manager, l'obbligo resta comunque in capo al proprietario, anche se operativamente potrebbe essere il gestore a eseguire materialmente l'invio (con delega). Chiarisci sempre contrattualmente chi si occupa di questo aspetto.

Alcune regioni hanno portali regionali aggiuntivi (es. per le comunicazioni ISTAT turistiche) che non sostituiscono Alloggiati Web ma si aggiungono. Potresti quindi trovarti a dover fare due comunicazioni separate: una alla Questura (Alloggiati Web) e una alla Regione. Non confondere mai le due cose: sono adempimenti distinti con finalità diverse.

Domande Frequenti sulla Schedina Alloggiati Web

Conclusione: Non Rischiare con le Schedine Alloggiati

Le schedine Alloggiati Web non sono un adempimento da prendere alla leggera. Sono un obbligo di legge con sanzioni concrete, e gestirle in modo approssimativo significa esporsi a rischi che possono costare caro, sia in termini economici che di tranquillità.

Se ancora compili le schedine manualmente, fermati un attimo a calcolare quanto tempo perdi ogni settimana, quante volte hai rischiato di dimenticare un invio, quante volte hai dovuto correggere errori. Quel tempo ha un valore, e quel rischio ha un prezzo potenziale. Investire in un sistema che automatizza il processo non è un lusso: è una decisione di business sensata che si ripaga in brevissimo tempo.

Con CheckIn Facile, tutto il flusso diventa sistematico e tracciabile. L'ospite compila i dati online prima di arrivare, tu ricevi le schedine già pronte da caricare, e il rischio di errori o dimenticanze scende praticamente a zero. Non ci sono abbonamenti mensili da pagare per sempre: un investimento una tantum di €499 e il problema è risolto per tutta la durata della tua attività.