Alloggiati Web 2025: Guida Completa (Registrazione, Invio, Automazione)

Se gestisci una struttura ricettiva in Italia, che sia un hotel a cinque stelle, un piccolo B&B a conduzione familiare, un appartamento su Airbnb o una casa vacanza al mare, c'e un adempimento che non puoi assolutamente ignorare: l'invio delle schedine ad Alloggiati Web. Non e un'opzione, non e un consiglio, e un obbligo di legge che riguarda tutte le strutture, nessuna esclusa. 🏨

Capisco perfettamente cosa stai pensando in questo momento. Probabilmente hai gia sentito parlare di Alloggiati Web e la sola idea di dover gestire un altro adempimento burocratico ti fa venire il mal di testa. Oppure, peggio ancora, hai gia avuto esperienze negative con il portale: l'interfaccia che non risponde, gli errori incomprensibili, le schedine rifiutate senza spiegazione. Ti assicuro che non sei solo. Migliaia di gestori di strutture ricettive in tutta Italia condividono esattamente le stesse frustrazioni, e molti di loro hanno ricevuto multe salate semplicemente perche non sapevano come usare correttamente questo sistema.

La buona notizia e che ho scritto questa guida proprio per te. Dopo aver aiutato centinaia di hotel, B&B e host Airbnb a districarsi nel labirinto di Alloggiati Web, ho raccolto tutte le informazioni, i trucchi e le soluzioni in un unico posto. Non si tratta di teoria astratta, ma di consigli pratici che puoi applicare immediatamente per smettere di avere l'ansia ogni volta che arriva un ospite.

In questa guida DEFINITIVA ti spiego tutto quello che devi sapere su Alloggiati Web: cos'e esattamente, perche e obbligatorio, come registrarti passo-passo, come compilare le schedine senza errori, e soprattutto come automatizzare completamente l'intero processo per non pensarci mai piu. ✅

Cos'e Alloggiati Web: Il Portale della Polizia di Stato 🏛️

Alloggiati Web e il sistema informatico ufficiale del Ministero dell'Interno, gestito dalla Polizia di Stato, che raccoglie le comunicazioni degli ospiti di tutte le strutture ricettive italiane. Per capire meglio di cosa stiamo parlando, immagina un grande database nazionale dove vengono registrate tutte le persone che soggiornano nelle strutture ricettive italiane, notte dopo notte, in tutto il paese. E esattamente questo il ruolo di Alloggiati Web, ed e il modo in cui lo Stato tiene traccia di chi soggiorna e dove in Italia, per motivi di pubblica sicurezza.

Il portale e attivo dal 2005 e ha progressivamente sostituito i vecchi sistemi di comunicazione cartacea che esistevano prima. Se hai una certa eta, forse ricordi quando gli alberghi compilavano schedine di carta che poi venivano consegnate fisicamente in Questura. Era un sistema farraginoso, lento e soggetto a errori. L'introduzione di Alloggiati Web ha digitalizzato questo processo, rendendolo teoricamente piu efficiente. Dico "teoricamente" perche, come sai bene se hai gia usato il portale, l'interfaccia non e esattamente un esempio di modernita e usabilita. Ma di questo parleremo piu avanti.

Il portale e raggiungibile all'indirizzo alloggiatiweb.poliziadistato.it ed e l'unico canale ufficiale attraverso cui effettuare le comunicazioni. Non esistono alternative: tutte le strutture ricettive italiane devono passare da qui.

Ma facciamo chiarezza su un punto fondamentale che molti gestori, specialmente quelli alle prime armi, tendono a sottovalutare: Alloggiati Web non e un'opzione facoltativa per chi vuole essere "in regola" o per chi vuole fare le cose per bene. E un obbligo di legge previsto dall'Articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), un regio decreto del 1931 che e stato aggiornato nel corso degli anni ma che rimane il pilastro normativo su cui si basa l'obbligo di comunicazione degli ospiti.

Chi Deve Usare Alloggiati Web? 🤔

Questa e una delle domande che ricevo piu frequentemente, e la risposta spesso sorprende chi la sente per la prima volta. La risposta breve e: praticamente tutti coloro che offrono alloggio a pagamento. Non importa se si tratta di un grande hotel con centinaia di camere o di un piccolo appartamento affittato occasionalmente su Airbnb. La legge e molto ampia nella sua definizione e non lascia spazio a interpretazioni.

Quando parlo con i gestori di strutture ricettive, noto che molti di loro pensano erroneamente di essere esenti dall'obbligo. Gli host Airbnb credono che riguardi solo gli hotel. I proprietari di B&B familiari pensano che l'obbligo sia riservato alle attivita "professionali". Chi affitta la casa vacanza per poche settimane all'anno e convinto che l'occasionalita lo esenti. Purtroppo, nessuna di queste convinzioni corrisponde alla realta.

Tipologia Struttura	Obbligo Alloggiati Web	Note
Hotel e alberghi	SI	Tutte le categorie (1-5 stelle)
Bed & Breakfast	SI	Sia forma imprenditoriale che familiare
Case vacanza	SI	Anche se gestite occasionalmente
Affittacamere	SI	Incluse le locazioni turistiche
Appartamenti Airbnb	SI	Anche per soggiorni brevi
Agriturismi	SI	Compresi quelli con ristorazione
Ostelli	SI	Sia pubblici che privati
Campeggi e villaggi	SI	Per ogni ospite registrato
Rifugi alpini	SI	Con alcune specificita regionali

Come vedi dalla tabella, non esistono scappatoie. L'unica differenza sta nei volumi: un hotel con 100 camere dovra inviare centinaia di schedine al mese, mentre un piccolo host potrebbe doverne inviare solo poche decine. Ma l'obbligo rimane identico per tutti, e le sanzioni si applicano allo stesso modo indipendentemente dalla dimensione della struttura. Questo e un punto che voglio sottolineare con forza perche vedo troppi piccoli gestori convinti di essere "sotto il radar" e poi si ritrovano con multe da centinaia o migliaia di euro.

La Base Legale: Art. 109 TULPS e Decreto Sicurezza 2025 ⚖️

Per capire la serieta dell'obbligo e perche e cosi importante rispettarlo, e utile conoscere la normativa che lo regola. Non ti annoiero con tecnicismi legali, ma alcune informazioni di base sono essenziali per comprendere cosa rischi se non rispetti le regole.

L'Articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) recita testualmente:

"I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonche i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, devono comunicare all'autorita locale di pubblica sicurezza le generalita delle persone alloggiate."

Come puoi vedere, la legge e volutamente ampia e onnicomprensiva. Menziona esplicitamente non solo gli hotel, ma anche le "case e appartamenti per vacanze" e persino le "strutture di accoglienza non convenzionali". Questo significa che qualsiasi forma di ospitalita a pagamento rientra nell'obbligo.

Il termine per l'invio e sempre stato di 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Questo significa che se un ospite fa il check-in lunedi alle 15:00, hai tempo fino a martedi alle 15:00 per inviare la comunicazione alla Questura. Tuttavia, e importante che tu sappia che il Decreto Sicurezza 2025 ha introdotto modifiche significative che stanno entrando in vigore progressivamente e che rendono tutto piu urgente.

Tra le novita piu importanti del Decreto Sicurezza 2025 troviamo la riduzione del termine a sole 6 ore per alcune tipologie di strutture, l'obbligo di verifica dell'identita rafforzata che richiede un confronto documento-persona (devi verificare che la foto sul documento corrisponda alla persona che hai davanti), e soprattutto l'aumento delle sanzioni per i trasgressori. Queste modifiche rendono ancora piu importante avere un sistema efficiente e, possibilmente, automatizzato per la gestione delle schedine.

Come Registrarsi ad Alloggiati Web: Guida Step-by-Step 📝

Se non hai ancora le credenziali per accedere al portale Alloggiati Web, il primo passo e completare la procedura di registrazione. So che puo sembrare complicato, ma ti guido io attraverso ogni passaggio. La procedura non e particolarmente complessa, ma richiede alcuni documenti specifici e soprattutto un po' di pazienza, perche l'approvazione non e immediata e dipende dalla Questura competente per il tuo territorio.

Prima di iniziare, assicurati di avere a portata di mano tutti i documenti necessari. Non c'e niente di peggio che iniziare la procedura e poi doverla interrompere perche ti manca un documento fondamentale. Ecco cosa ti serve: il tuo documento d'identita in corso di validita (fronte e retro), la visura camerale aggiornata della tua attivita (se hai una partita IVA), la SCIA o l'autorizzazione comunale che ti permette di esercitare l'attivita ricettiva, e il codice fiscale o la partita IVA della struttura.

Come Compilare una Schedina Alloggiati Web: Guida Pratica 📋

Una volta che hai le credenziali e sei pronto ad operare, vediamo nel dettaglio come compilare correttamente una schedina. Questo e il cuore dell'adempimento, ed e anche il punto dove si concentrano la maggior parte degli errori che causano problemi, rigetti e sanzioni. Capisco che possa sembrare noioso entrare in questi dettagli, ma fidati: e proprio qui che si gioca la partita tra chi opera serenamente e chi si ritrova con multe e problemi.

Accesso e Navigazione nel Portale

Dopo il login con username e password, ti troverai nella dashboard principale del portale. L'interfaccia e piuttosto essenziale, per usare un eufemismo. Chi e abituato ai moderni software cloud con design accattivante e user experience curata rimarra deluso. Il portale Alloggiati Web sembra uscito direttamente dagli anni 2000 e non e mai stato aggiornato in modo significativo dal punto di vista dell'usabilita. Ma non preoccuparti: una volta che impari dove sono le cose, riesci a muoverti abbastanza agilmente.

Per inserire una nuova comunicazione, cerca la voce "Inserimento Schedine" o "Nuova Comunicazione" nel menu principale. Il portale ti chiedera di selezionare la struttura nel caso tu ne gestisca piu di una con le stesse credenziali, e poi potrai iniziare a inserire i dati degli ospiti uno alla volta.

Dati Obbligatori per Ogni Ospite

Per ogni persona che soggiorna nella tua struttura, senza eccezioni, dovrai comunicare una serie di dati specifici. Ecco l'elenco completo con le relative spiegazioni per aiutarti a compilare tutto correttamente:

Campo	Descrizione	Note Importanti
Cognome	Come riportato sul documento	Esattamente come scritto, inclusi accenti e caratteri speciali
Nome	Come riportato sul documento	Solo il primo nome se ne ha piu di uno
Sesso	M (maschio) o F (femmina)	Come da documento ufficiale
Data di nascita	Formato GG/MM/AAAA	Usa il formato italiano con le barre
Luogo di nascita	Comune italiano o Stato estero	Selezionare da menu a discesa
Cittadinanza	Stato di appartenenza	Selezionare da menu a discesa
Tipo documento	Carta ID, Passaporto, Patente, etc.	Ogni tipo ha un codice specifico
Numero documento	Come riportato sul documento	Senza spazi o caratteri aggiuntivi
Data di arrivo	Giorno del check-in	Formato GG/MM/AAAA
Permanenza prevista	Numero di notti di soggiorno	Indicare le notti, non i giorni

I Codici Tipo Alloggiato: Cosa Significano e Come Usarli 🔢

Uno degli aspetti piu confusi e fonte di errori di Alloggiati Web sono i famosi codici tipo alloggiato. Praticamente tutti i gestori che ho incontrato hanno avuto dubbi su questi codici almeno una volta. Questi codici numerici indicano la "relazione" tra gli ospiti quando viaggiano insieme, e sono fondamentali per compilare correttamente le schedine. Vediamoli uno per uno con esempi pratici che ti chiariranno ogni dubbio.

Codice	Tipo	Quando Usarlo
16	Ospite Singolo	Persona che viaggia da sola, oppure coppie non sposate e amici che viaggiano insieme senza vincoli familiari documentabili
17	Capogruppo	Responsabile di un gruppo organizzato come comitive turistiche, scolaresche, viaggi aziendali
18	Capofamiglia	Adulto responsabile di un nucleo familiare (tipicamente un genitore)
19	Familiare	Componenti della famiglia collegati al capofamiglia: coniuge, figli, genitori
20	Membro Gruppo	Componenti del gruppo organizzato, collegati al capogruppo

Facciamo qualche esempio pratico che ti chiarira come applicare questi codici nelle situazioni reali che incontri ogni giorno. Immagina che arrivi una famiglia composta da padre, madre e due figli minorenni. In questo caso compilerai 4 schedine separate. Il padre (o la madre, a tua scelta) sara indicato come capofamiglia (codice 18), mentre gli altri tre componenti, ovvero il coniuge e i due figli, saranno indicati come familiari (codice 19). Tutti e tre i familiari devono essere collegati al capofamiglia tramite il numero di schedina di quest'ultimo.

Altro esempio molto comune: una coppia non sposata che prenota una camera matrimoniale. Poiche non esiste un vincolo familiare documentabile (e tu non sei tenuto a chiedere se sono sposati o conviventi), compilerai due schedine separate entrambe con codice 16 (ospite singolo). Lo stesso vale per due amici che viaggiano insieme.

Terzo esempio: arriva un gruppo organizzato di 15 persone con un accompagnatore. Compilerai una schedina per l'accompagnatore con codice 17 (capogruppo) e poi 14 schedine per i membri del gruppo con codice 20 (membro gruppo), tutte collegate alla schedina del capogruppo.

Tempistiche di Invio: La Regola delle 24 Ore ⏰

La legge e chiara su questo punto e non lascia spazio a interpretazioni: le schedine devono essere inviate entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Non dall'inizio del soggiorno, non dalla prenotazione, ma dal momento in cui l'ospite effettua fisicamente il check-in presso la tua struttura. Questo significa che se un ospite arriva lunedi alle 15:00, hai tempo fino a martedi alle 15:00 per inviare la comunicazione.

Sembra semplice, ma nella pratica ci sono molte situazioni che possono complicare le cose. Cosa succede se l'ospite arriva alle 23:00 e tu non sei presente? Cosa succede se hai un self check-in e l'ospite si registra autonomamente nel cuore della notte? Cosa succede durante il weekend quando sei impegnato con altri ospiti? Sono tutte situazioni in cui il rischio di dimenticare una schedina o di inviarla in ritardo e concreto.

Ma c'e una complicazione ulteriore che devi conoscere. Con il Decreto Sicurezza 2025, questo termine si sta progressivamente riducendo a sole 6 ore per determinate tipologie di strutture, principalmente alloggi turistici e locazioni brevi. Questo significa che se un ospite arriva alle 18:00, in alcuni casi potresti dover inviare la schedina entro mezzanotte dello stesso giorno. Sei ore sono pochissime, specialmente se hai altri impegni o se l'ospite arriva in serata.

Gli Errori Piu Comuni e Come Evitarli ❌

Nella mia esperienza lavorando con centinaia di gestori di strutture ricettive in tutta Italia, ho identificato gli errori piu frequenti che causano problemi con le schedine. Conoscerli in anticipo ti permettera di evitarli e di operare con maggiore serenita.

Errore numero 1: Errori nei dati anagrafici. Questo e l'errore piu comune in assoluto. Scrivere "Mario" invece di "MARIO" quando il portale richiede le maiuscole, invertire nome e cognome (capita piu spesso di quanto pensi, specialmente con ospiti stranieri), sbagliare una cifra nella data di nascita. Questi errori possono causare il rigetto della schedina o, peggio ancora, l'accettazione di dati errati che poi creano problemi in caso di controlli. La soluzione e semplice: controlla sempre due volte i dati prima di inviare, e quando possibile usa sistemi che leggono automaticamente i documenti.

Errore numero 2: Codice tipo alloggiato errato. Usare il codice 16 (ospite singolo) per tutti i membri di una famiglia quando invece dovresti usare i codici 18 e 19, oppure confondere capogruppo (17) e capofamiglia (18). Le schedine vengono generalmente accettate anche con codici errati, ma i dati risultano incoerenti nel sistema e questo puo causare problemi in caso di verifiche da parte della Questura.

Errore numero 3: Numero documento inserito male. Gli spazi, i trattini, la confusione tra lettere maiuscole e minuscole, gli zeri confusi con la lettera O. Il numero del documento va inserito esattamente come appare sul documento stesso, senza spazi aggiuntivi ne modifiche. Un errore nel numero documento e particolarmente grave perche rende difficile l'identificazione dell'ospite.

Errore numero 4: Dimenticare un ospite. Quando arrivano gruppi o famiglie numerose, e facile dimenticare di inserire uno dei componenti. Magari inserisci i genitori ma dimentichi uno dei figli, oppure inserisci i primi 10 membri di un gruppo e ti dimentichi degli altri 5. Ricorda: ogni persona che dorme nella tua struttura, senza eccezioni, deve avere la sua schedina.

Errore numero 5: Invio tardivo. Il classico "lo faccio dopo" che si trasforma in "me ne sono completamente dimenticato". Con le sanzioni attuali che vanno da 206 a 3.098 euro per schedina, una dimenticanza puo costare davvero caro. E il tipo di errore piu doloroso perche e completamente evitabile con un minimo di organizzazione o, meglio ancora, con l'automazione.

Invio Alloggiati Web Automatico: La Soluzione Definitiva 🚀

Arriviamo finalmente al punto cruciale di questa guida, quello che puo davvero cambiare la tua vita da gestore: come liberarti per sempre dalla schiavitu delle schedine manuali. Se hai letto fin qui, probabilmente hai gia capito che compilare manualmente le schedine sul portale Alloggiati Web e un incubo organizzativo che ti ruba tempo prezioso, ti espone al rischio di errori e dimenticanze, e ti tiene sempre con l'ansia di aver dimenticato qualcosa.

Facciamo due conti insieme per capire quanto tempo stai effettivamente perdendo. Compilare una schedina manualmente richiede in media 5-10 minuti: devi prendere il documento dell'ospite, leggere attentamente tutti i dati, digitarli uno per uno nel portale (con un'interfaccia che non e esattamente veloce ne intuitiva), verificare che tutto sia corretto, inviare la schedina, aspettare la conferma, e conservare la ricevuta. Moltiplica questo tempo per il numero di ospiti che ricevi ogni mese.

Se hai 100 ospiti al mese, sono 8-17 ore passate solo a compilare schedine. Diciassette ore al mese che potresti dedicare a migliorare l'esperienza dei tuoi ospiti, a rispondere alle recensioni, a ottimizzare le tue inserzioni, a goderti un po' di tempo libero, o semplicemente a dormire qualche ora in piu. Invece le passi davanti a un portale datato a digitare nomi, cognomi e numeri di documento. Ha senso?

La buona notizia e che esistono software che automatizzano completamente questo processo. Non parzialmente, non "ti aiutano", lo fanno per te dall'inizio alla fine senza che tu debba fare nulla. Vediamo come funziona questa magia.

Come Funziona l'Automazione: Il Processo Completo

Il principio e tanto semplice quanto potente: invece di compilare tu le schedine leggendo i documenti e digitando i dati, lasci che sia la tecnologia a farlo per te. La tecnologia di oggi, in particolare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) combinato con l'intelligenza artificiale, e in grado di leggere un documento d'identita e estrarne tutti i dati in pochi secondi, con una precisione superiore a quella umana. Ecco come funziona il flusso tipico con un software automatizzato:

Il risultato e impressionante: il tempo necessario per ogni schedina passa da 5-10 minuti a 0 secondi di lavoro da parte tua. L'ospite impiega 2-3 minuti per completare il check-in online, tempo che avrebbe comunque dovuto spendere alla reception, e tutto il resto avviene in automatico mentre tu ti occupi di cose piu importanti o ti godi un momento di relax.

Software per Invio Automatico: Confronto 💻

Esistono diverse soluzioni sul mercato per automatizzare l'invio ad Alloggiati Web. Non sono tutte uguali, e la scelta giusta dipende dalle tue esigenze specifiche, dal budget e dalle preferenze. Ecco un confronto onesto delle principali opzioni disponibili:

Come puoi vedere dal confronto, la differenza principale tra le diverse soluzioni sta nel modello di pricing. Le soluzioni cloud richiedono un abbonamento mensile che, mese dopo mese e anno dopo anno, si accumula in costi significativi. Una soluzione self-hosted come CheckIn Facile richiede un investimento iniziale una tantum ma poi non ha piu costi ricorrenti, risultando molto piu conveniente nel medio-lungo termine. Se pensi di gestire la tua struttura per i prossimi 5-10 anni, la differenza di costo diventa davvero importante.

Come Correggere Errori su Schedine Gia Inviate 🔧

Capita a tutti di commettere errori, anche ai piu esperti. Un nome scritto male, una data sbagliata, un codice documento errato. La buona notizia e che il portale Alloggiati Web permette di correggere le schedine gia inviate, ma ci sono alcune limitazioni importanti che devi conoscere per evitare brutte sorprese.

Per correggere una schedina, devi accedere al portale con le tue credenziali e cercare la sezione "Ricevute" o "Storico Comunicazioni". Qui troverai l'elenco di tutte le schedine inviate negli ultimi giorni con i relativi numeri di ricevuta. Cerca la schedina che contiene l'errore, selezionala e usa la funzione "Annulla".

Attenzione pero: l'annullamento e possibile solo entro 24 ore dall'invio originale. Dopo questo termine, la schedina rimane nel sistema e non puoi piu modificarla o annullarla autonomamente. Se scopri un errore dopo le 24 ore, dovrai contattare direttamente la Questura competente per chiarire la situazione, il che richiede tempo e non sempre porta ai risultati sperati.

Una volta annullata la schedina errata, dovrai crearne una nuova da zero con i dati corretti e inviarla normalmente. La nuova schedina avra un nuovo numero di ricevuta che dovrai conservare come prova dell'avvenuta correzione.

Alloggiati Web e il Decreto Sicurezza 2025: Cosa Cambia ⚡

Il Decreto Sicurezza 2025 ha introdotto modifiche significative alla normativa sulla comunicazione degli ospiti. Se gestisci una struttura ricettiva, e fondamentale che tu sia aggiornato su questi cambiamenti perche impattano direttamente sulle tue operazioni quotidiane e aumentano i rischi in caso di mancata conformita.

Termine di comunicazione ridotto. Per alcune tipologie di strutture, principalmente alloggi turistici e locazioni brevi, il termine di 24 ore si riduce drasticamente a sole 6 ore. Questo significa che se un ospite arriva alle 18:00, devi inviare la schedina entro mezzanotte dello stesso giorno. Sei ore sono pochissime, specialmente se hai altri impegni o se l'ospite arriva in serata quando potresti non essere presente. Questa modifica rende praticamente indispensabile avere un sistema automatizzato.

Verifica identita rafforzata. Non basta piu semplicemente acquisire una copia del documento dell'ospite. Il gestore deve effettuare un confronto documento-persona, verificando attivamente che la foto sul documento corrisponda effettivamente alla persona che ha davanti. Questo ha implicazioni importanti per il self check-in totalmente automatizzato: se non verifichi personalmente l'identita dell'ospite, potresti essere in violazione della normativa.

Conservazione documenti aggiornata. I requisiti di conservazione dei documenti acquisiti sono stati aggiornati, con nuove specifiche sui formati digitali accettati e sui tempi di conservazione obbligatori. E importante che il software che utilizzi sia conforme a questi nuovi requisiti.

Sanzioni aumentate. Le sanzioni per il mancato o tardivo invio sono state aumentate rispetto al passato, e la possibilita di sospensione della licenza in caso di violazioni ripetute e diventata piu concreta. Non e piu un rischio teorico ma una possibilita reale che sta colpendo molti gestori negligenti.

FAQ: Domande Frequenti su Alloggiati Web ❓

Dopo anni di esperienza nel settore e centinaia di conversazioni con gestori di strutture ricettive, ho raccolto le domande piu frequenti che mi vengono poste riguardo ad Alloggiati Web. Ecco le risposte che stavi cercando.

Domande Generali

Alloggiati Web e obbligatorio anche per soggiorni di una sola notte?
Assolutamente si. L'obbligo riguarda tutti i soggiorni, indipendentemente dalla loro durata. Anche per una singola notte devi inviare la schedina entro i termini previsti. Non esistono esenzioni basate sulla durata del soggiorno.

Cosa succede se il portale e in manutenzione quando devo inviare?
Puo capitare che il portale sia temporaneamente non disponibile per manutenzione programmata o problemi tecnici. In questi casi documentabili, puoi inviare le schedine appena il portale torna operativo. Il consiglio e di conservare sempre evidenza del malfunzionamento (screenshot con data e ora) per tutelarti in caso di contestazioni da parte delle autorita.

Devo comunicare anche i bambini piccoli?
Si, tutti gli ospiti devono essere comunicati, inclusi i minori di qualsiasi eta. Per i bambini molto piccoli che non hanno ancora un documento d'identita personale, si utilizza il documento del genitore indicando il minore come familiare collegato (codice 19).

Domande su Registrazione e Credenziali

Posso usare le stesse credenziali per piu strutture?
Dipende dalla Questura competente. Alcune Questure permettono di aggiungere piu strutture allo stesso account, altre richiedono credenziali separate per ogni struttura. Non c'e una regola nazionale uniforme. Ti consiglio di verificare direttamente con la Questura del tuo territorio.

Ho dimenticato la password, come faccio?
Il portale ha una funzione di recupero password che invia un link di reset all'email associata all'account. Se la funzione automatica non funziona o se hai problemi con l'email, dovrai contattare direttamente la Questura che ti ha rilasciato le credenziali per richiedere il reset manuale.

Posso delegare l'invio a un mio collaboratore?
Si, il portale permette di creare utenti aggiuntivi con credenziali separate. Il titolare della struttura rimane sempre il responsabile legale, ma puo delegare l'operativita quotidiana a collaboratori di fiducia o a software autorizzati che operano per suo conto.

Domande su Compilazione e Invio

Cosa faccio se il documento dell'ospite e scaduto?
I documenti scaduti non sono accettati per la registrazione degli ospiti. L'ospite deve fornire un documento in corso di validita. In casi eccezionali (furto recente, smarrimento), puoi accettare temporaneamente una denuncia di smarrimento insieme ad altro documento valido, ma e una situazione che richiede particolare attenzione.

Come gestisco gli ospiti stranieri con nomi molto lunghi?
Il portale Alloggiati Web ha limiti di caratteri per alcuni campi. Se il nome completo dell'ospite non entra nel campo disponibile, inserisci i primi caratteri fino a riempire lo spazio. L'importante e che i dati inseriti siano riconoscibili e coerenti con quanto riportato sul documento.

L'ospite decide di fermarsi piu del previsto. Devo reinviare la schedina?
No, la schedina originale resta valida anche se l'ospite prolunga il soggiorno. La "permanenza prevista" che inserisci e indicativa e non vincolante. Non serve inviare correzioni o nuove schedine per prolungamenti del soggiorno.

Conclusioni: Automatizza e Vivi Sereno 🌟

Alloggiati Web e un obbligo inevitabile per chiunque gestisca una struttura ricettiva in Italia, questo ormai l'hai capito. Non puoi evitarlo, non puoi ignorarlo, non esistono scappatoie legali. Pero puoi sicuramente semplificarlo al massimo grazie alla tecnologia moderna, liberandoti dallo stress, dalle paure e dal tempo perso dietro a un portale che sembra uscito da un'altra epoca.

Se c'e una cosa che voglio che tu porti a casa da questa guida, e questa: l'invio delle schedine non deve essere un peso che ti rovina le giornate. Non deve essere quella cosa che ti tiene sveglio la notte pensando "avro dimenticato qualcuno?". Non deve essere la fonte di ansia ogni volta che arriva un gruppo numeroso o che hai un weekend particolarmente intenso.

I punti fondamentali da ricordare sono questi. L'invio e obbligatorio per tutte le strutture, nessuna esclusa, dal grande hotel al piccolo appartamento Airbnb. Le sanzioni vanno da 206 a 3.098 euro per ogni singola schedina mancante o in ritardo, quindi basta una dimenticanza per trovarsi con una multa salata. Il termine e di 24 ore dall'arrivo dell'ospite, ma sta scendendo a 6 ore per molte strutture con il Decreto Sicurezza 2025. L'automazione elimina completamente il lavoro manuale, il rischio di errori e le dimenticanze, facendo tutto al posto tuo mentre tu ti dedichi a cose piu importanti.

Se stai ancora compilando le schedine manualmente, con tutto il rispetto, ti stai rubando tempo prezioso e ti stai esponendo a rischi inutili. Ogni minuto che passi davanti al portale Alloggiati Web a digitare nomi e numeri di documento e un minuto che potresti investire per migliorare la tua struttura, per curare meglio i tuoi ospiti, o semplicemente per goderti un po' di meritato riposo. Con una soluzione automatizzata, puoi liberarti per sempre di questo adempimento burocratico e concentrarti su quello che conta davvero: offrire un'esperienza eccellente ai tuoi ospiti e gestire la tua attivita con serenita.