Software Hotel Gratis 2026: 6 Gestionali per B&B e Case Vacanze Davvero Gratuiti (e Cosa Ti Costano)

Se cerchi un software hotel gratis per il tuo B&B, la tua casa vacanze o il tuo piccolo albergo, questa guida ti dice due cose che raramente trovi insieme: quali gestionali gratuiti funzionano davvero (con nomi, limiti e link) e qual e il costo nascosto che ti assumi scegliendoli.

Partiamo da una premessa onesta, perche vale piu di qualunque elenco: i gestionali hotel gratis esistono e alcuni sono ottimi. Non sono trappole, non sono giocattoli. Ma il gratis in questo settore non e mai gratis del tutto: paghi in tempo di installazione, in configurazione manuale, in assenza di assistenza quando qualcosa si rompe alle 23 di un sabato di agosto.

Questa guida ti serve a capire da che parte sta la convenienza nel tuo caso specifico. Alla fine trovi un albero decisionale che, in alcuni scenari, ti dice esplicitamente di scegliere l'opzione gratuita.

Il Confronto Rapido: 6 Software Hotel Gratis a Confronto

Ecco la sintesi delle opzioni piu utilizzate in Italia nel 2026. La colonna decisiva per una struttura italiana e Alloggiati Web: senza quella, il gestionale ti risolve metà del problema e ti lascia la metà obbligatoria per legge.

Le 6 Opzioni Gratuite, Una per Una

1. HotelDruid — il più solido tra i gratuiti italiani

HotelDruid è un PMS open source sviluppato da DigitalDruid.Net, distribuito gratuitamente e utilizzabile senza limiti di camere. Ha un'interfaccia web che funziona da qualsiasi dispositivo e supporta l'italiano nativamente.

È l'unica opzione realmente gratuita di questa lista che, per quanto risulta dalla documentazione e dal forum ufficiale, permette di generare il file delle schedine da caricare sul portale Alloggiati Web. La procedura richiede di configurare a mano le tabelle di comuni, stati, documenti e gradi di parentela prima del primo utilizzo, poi genera il file da caricare sul portale della Questura.

• Pro: gratuito e senza limiti di camere, italiano, self-hosted (i dati restano tuoi), gestione tariffe e assegnazione automatica camere, POS per bar e ristorante, multiutente con permessi
• Contro: installazione e aggiornamenti a tuo carico, interfaccia datata rispetto agli standard attuali, configurazione iniziale lunga, supporto solo via forum della community, nessun check-in online lato ospite

A chi serve: a chi ha una minima dimestichezza tecnica, gestisce la struttura di persona e vuole spendere zero accettando di investire un weekend nella configurazione.

2. QloApps — potente sul booking, muto sulla burocrazia italiana

QloApps è un gestionale open source costruito sulla base di PrestaShop. Nella versione gratuita include un motore di prenotazione per il sito e funzioni di channel manager, con supporto multilingua e multivaluta. Per una struttura che vuole spingere sulle prenotazioni dirette è tecnicamente notevole.

Il limite per l'Italia è netto: essendo sviluppato all'estero, non prevede un modulo nativo per Alloggiati Web. Le schedine restano un lavoro manuale sul portale della Questura, oppure richiedono un secondo software.

• Pro: gratuito e senza limiti, booking engine incluso, prezzi dinamici, ecosistema di moduli ereditato da PrestaShop
• Contro: nessuna integrazione Alloggiati Web, richiede un hosting web e competenze di gestione server, localizzazione italiana parziale

A chi serve: a chi ha già un sito e competenze tecniche, e vuole soprattutto vendere camere online accettando di gestire gli adempimenti a parte. Se il tuo obiettivo è il sito, leggi anche la nostra guida al sito web per B&B.

3. Cloud Hotel — gratuito ma con il tetto delle 5 camere

Cloud Hotel è un PMS italiano in cloud che offre un piano gratuito senza canone fino a 5 camere. Per un piccolo B&B a conduzione familiare può essere sufficiente, e ha il vantaggio di non richiedere alcuna installazione.

• Pro: nessuna installazione, italiano, accessibile da browser, gratuito entro il limite
• Contro: il tetto di 5 camere diventa un muro se cresci, dati su server di terzi, funzioni avanzate solo a pagamento

4. SimPulse — camere illimitate nel piano base

SimPulse propone un gestionale gratuito per B&B, affittacamere, hotel e case vacanze che, secondo quanto dichiarato sul sito ufficiale, nella versione base non pone limiti al numero di camere e prenotazioni, con pacchetti a pagamento per le funzioni aggiuntive e la sincronizzazione dei canali.

• Pro: nessun limite di camere nel piano base, italiano, gestione prenotazioni e disponibilità
• Contro: le funzioni che servono davvero tendono a stare nei pacchetti a pagamento, dati in cloud su server di terzi

5. Nuvola — il freemium classico

Nuvola è una soluzione cloud italiana che propone una versione gratuita per strutture ricettive di varie tipologie. Come per tutti i freemium, il punto da verificare prima di partire è dove si trova esattamente la linea tra piano gratuito e piano a pagamento, perché è lì che si decide se ti servirà passare alla cassa tra sei mesi.

6. Mole — attenzione, è una prova, non un piano gratuito

Mole viene spesso citato tra i gestionali B&B gratis, ma nella pratica offre una demo gratuita di 30 giorni. È uno strumento valido per registrare prenotazioni con un calendario semplice, ma va valutato come software a pagamento con periodo di prova, non come soluzione gratuita permanente.

Quanto Ti Costa Davvero un Gestionale Hotel Gratis

Un gestionale hotel gratuito ha un prezzo di listino pari a zero e un costo reale che quasi nessuno calcola prima. Vale la pena farlo, perché in alcuni casi il conto torna comunque a favore del gratis — e in altri no.

Il calcolo è semplice: se metti tra le 8 e le 18 ore per installare e configurare un gestionale gratuito, e valuti il tuo tempo anche solo 25 €/ora, il «gratis» ti è costato tra 200 e 450 euro di lavoro. Non è un argomento contro il gratis — è un argomento contro il non saperlo in anticipo.

Il Nodo Alloggiati Web: l'Obbligo che Cambia il Confronto

Qualunque struttura ricettiva italiana deve comunicare i dati degli ospiti alla Questura tramite il Portale Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo. Non è una buona pratica: è un obbligo previsto dall'articolo 109 del TULPS, con sanzioni amministrative in caso di omissione o ritardo.

Questo sposta il baricentro di tutto il confronto. Un gestionale B&B gratis che non tocca le schedine ti lascia in mano la parte più noiosa e più rischiosa del lavoro: reinserire a mano, ospite per ospite, dati che hai già nel gestionale.

Le tre strade possibili sono:

1. Gestionale senza Alloggiati + inserimento manuale sul portale. Costo zero in denaro, circa 3-5 minuti per ospite, rischio di errori di trascrizione a carico tuo.
2. Gestionale che genera il file schedine (come HotelDruid). Costo zero, tempo ridotto, ma resta il caricamento manuale del file e una configurazione iniziale impegnativa.
3. Gestionale con flusso completo dal check-in online dell'ospite al file pronto. Costo della licenza, tempo per ospite vicino allo zero.

Se vuoi capire nel dettaglio come funziona la procedura, abbiamo una guida dedicata su come funziona Alloggiati Web e una su come compilare correttamente la schedina.

PMS Hotel Gratis: Quando Conviene e Quando No

Un PMS hotel gratis è una scelta razionale in condizioni precise. Ecco quando il gratis è oggettivamente la risposta giusta:

• Gestisci 1-5 camere e sei tu a fare il check-in di persona
• Hai dimestichezza tecnica o qualcuno in famiglia che ce l'ha
• Il tuo volume di ospiti è basso e stagionale
• Hai tempo nella bassa stagione da dedicare alla configurazione
• Stai iniziando ora e vuoi capire di cosa hai bisogno prima di investire

E quando invece diventa una falsa economia:

• Gestisci la struttura da remoto o hai più di una proprietà
• Vuoi che siano gli ospiti a compilare i propri dati prima dell'arrivo
• Hai alta rotazione di ospiti e le schedine diventano un secondo lavoro
• Non puoi permetterti di restare bloccato senza assistenza in alta stagione
• Il tuo tempo vale più di quanto costerebbe la licenza

CheckIn Facile: Cosa Offre in Più (e Cosa No)

Mettiamo subito in chiaro la cosa importante: CheckIn Facile non è un software gratis. Si paga una volta sola — 590 € + IVA per una struttura, 990 € + IVA per la multi-struttura, senza canone mensile e con possibilità di rateizzare — e da quel momento è tuo, senza scadenze. C'è una demo gratuita per provarlo prima di decidere.

Rispetto a un gestionale gratuito come HotelDruid, la differenza non sta nella funzione «genera schedine», che entrambi hanno. Sta in quattro cose:

La funzione che sposta davvero l'ago è la prima: con CheckIn Facile è l'ospite a compilare i propri dati, dal proprio telefono, prima di arrivare. Tu ricevi i dati già validati e generi il file per la Questura. Nessun gestionale gratuito di questa lista fa questo passaggio, ed è il passaggio che elimina il grosso del lavoro manuale.

Oggi 56 strutture in Italia lo usano, con il 96,4% di clienti soddisfatti. Puoi vedere tutte le funzioni nella pagina del gestionale e check-in per B&B oppure leggere la documentazione.

Confronto Costi Reale a 5 Anni

Questa è la tabella che conta, perché mette insieme le tre categorie: gratuito, abbonamento mensile e acquisto una tantum.

Detta con onestà: sul puro costo monetario, il gratuito vince sempre. La domanda giusta non è quale costa meno, ma se le 8-18 ore di setup più la manutenzione perpetua valgono, per te, i 590 euro di differenza. Per un B&B da due camere spesso sì. Per una struttura con rotazione alta e gestione da remoto, quasi mai.

Se stai confrontando anche le soluzioni in abbonamento, trovi i listini reali nella guida ai prezzi veri del software di check-in online e nell'analisi del canone mensile.

Come Scegliere: l'Albero Decisionale

Rispondi a queste domande in ordine e arrivi alla risposta senza bisogno di altre ricerche.

1. Hai più di 5 camere? Se sì, escludi Cloud Hotel dal piano gratuito.
2. Sei disposto a installare software su un computer o un server? Se no, restano solo le opzioni cloud freemium, con i loro limiti.
3. Ti serve che le schedine Alloggiati Web siano gestite dal software? Se sì e vuoi spendere zero, la risposta è HotelDruid. Se sì e non vuoi configurarlo a mano, serve una soluzione a pagamento.
4. Vuoi che sia l'ospite a compilare i dati prima di arrivare? Se sì, nessuna opzione gratuita lo fa: qui il confronto si sposta tra abbonamento mensile e acquisto una tantum.
5. Gestisci la struttura da remoto o hai più strutture? Se sì, il tempo risparmiato ripaga la licenza in genere entro la prima stagione.

Domande Frequenti sul Software Hotel Gratis

Esiste un software hotel gratis davvero funzionante?

Sì. HotelDruid e QloApps sono gestionali open source realmente gratuiti e senza limiti di camere, da installare su un proprio server o computer. Cloud Hotel offre un piano gratuito fino a 5 camere. Sono soluzioni serie, usate da strutture vere: il costo non è in denaro ma in tempo di installazione, configurazione e manutenzione, che resta interamente a carico tuo.

Qual è il miglior gestionale B&B gratuito in Italia?

Per una struttura italiana, HotelDruid è la scelta più solida tra i gratuiti: è open source, ha interfaccia in italiano e permette di generare il file delle schedine da caricare su Alloggiati Web. Richiede però installazione autonoma, configurazione manuale delle anagrafiche e non offre assistenza dedicata: il supporto avviene tramite il forum della community.

I software hotel gratis gestiscono le schedine Alloggiati Web?

Alcuni sì, molti no. HotelDruid genera il file nel formato richiesto dal portale della Questura. La maggior parte dei gestionali gratuiti sviluppati all'estero, come QloApps, non prevede un modulo nativo per Alloggiati Web, perché è un obbligo specifico della normativa italiana. Verifica sempre questo punto prima di scegliere.

Quanto costa un gestionale hotel professionale?

I gestionali in abbonamento costano da 30 a 100+ euro al mese, quindi 1.800-6.000 euro in cinque anni. CheckIn Facile si paga una volta sola: 590 euro + IVA per la licenza singola o 990 euro + IVA per la multi-struttura, senza canone mensile e rateizzabile. I gestionali open source sono gratuiti, ma installazione e manutenzione le gestisci tu.

Quando conviene un software hotel gratis e quando no?

Conviene se hai poche camere, dimestichezza tecnica e tempo da dedicare alla configurazione. Non conviene se gestisci la struttura da remoto, se vuoi che siano gli ospiti a compilare il check-in online, se non puoi permetterti errori sulle schedine, o se il tempo speso a configurare vale più del prezzo di una licenza.

Posso migrare da un gestionale gratuito a uno a pagamento?

Sì. La maggior parte dei gestionali permette di esportare prenotazioni e anagrafiche in CSV o Excel. Con CheckIn Facile la migrazione dei dati storici è inclusa nel servizio di setup professionale, quindi non devi reinserire nulla a mano.

Un gestionale italiano è meglio di uno straniero?

Per una struttura in Italia, sì, per una ragione concreta: l'integrazione con Alloggiati Web. I software stranieri, anche ottimi sul resto, non coprono quasi mai questo adempimento, perché esiste solo nel nostro ordinamento. Approfondiamo il confronto nella guida al miglior software hotel italiano.

Conclusione: Quale Software Hotel Gratis Scegliere

Se cerchi un software hotel gratis nel 2026, la risposta onesta è questa:

• Vuoi spendere zero e sei disposto a configurare: installa HotelDruid. È gratuito, italiano, senza limiti di camere e genera il file per Alloggiati Web. Metti in conto un weekend di lavoro iniziale.
• Vuoi zero installazione e hai fino a 5 camere: valuta Cloud Hotel nel piano gratuito, verificando come gestisce le schedine.
• Vuoi che siano gli ospiti a fare il check-in e non vuoi canoni mensili: nessuna opzione gratuita copre questo scenario. È il caso in cui CheckIn Facile ha senso: 590 € + IVA una volta sola, setup e assistenza inclusi, dati sul tuo computer.

Qualunque strada scegli, l'unico errore davvero costoso è scegliere un gestionale che ignora le schedine Alloggiati Web e scoprirlo a stagione iniziata. Quello è il punto su cui non conviene risparmiare, indipendentemente da quale software finirai per usare.

Andrea Piani

Sviluppatore e fondatore di CheckIn Facile. Aiuto albergatori e host a semplificare la gestione delle loro strutture ricettive con soluzioni software innovative e accessibili.