Tutto quello che devi sapere su CheckIn Facile: funzionalita, conformita normativa, integrazioni, prezzi e supporto.
La guida definitiva per hotel, B&B e case vacanze.
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CheckIn Facile e il software italiano di self check-in progettato per hotel, B&B, case vacanze, agriturismi e affittacamere. La nostra missione e semplificare la gestione degli ospiti, automatizzare la burocrazia e garantire la piena conformita alla normativa italiana.
Nato dalla collaborazione diretta con operatori del settore ricettivo, CheckIn Facile integra in un'unica piattaforma tutte le funzionalita necessarie per gestire il ciclo di vita completo dell'ospite: dalla prenotazione al check-out, dall'invio dati alla Questura alla reportistica ISTAT.
Il software e disponibile come applicazione web accessibile da qualsiasi dispositivo, senza necessita di installazione. Funziona su desktop, tablet e smartphone, garantendo la massima flessibilita operativa per host e gestori.
La nostra promessa: Zero burocrazia manuale, conformita garantita al 100%, ospiti piu soddisfatti e piu tempo libero per te.
CheckIn Facile risolve i problemi concreti che ogni gestore di struttura ricettiva affronta quotidianamente. Ecco un confronto diretto tra le sfide tradizionali e le nostre soluzioni.
| Problema Tradizionale | Soluzione CheckIn Facile |
|---|---|
| Compilazione manuale delle schedine PS | OCR automatico: scansione documenti in 3 secondi |
| Errori nei dati trasmessi alla Questura | Validazione automatica con controllo in tempo reale |
| Check-in lento e code alla reception | Self check-in da smartphone, completabile in 2 minuti |
| Ospiti che arrivano fuori orario | Accesso autonomo con smart lock e codici temporanei |
| Gestione manuale della tassa di soggiorno | Calcolo e incasso automatici integrati |
| Comunicazioni ripetitive con gli ospiti | Messaggi automatici multilingua via WhatsApp ed email |
| Reportistica ISTAT manuale | Generazione e invio automatico delle statistiche |
La normativa italiana in materia di strutture ricettive e tra le piu stringenti d'Europa. CheckIn Facile e stato progettato per garantire la piena conformita a tutti gli obblighi di legge.
Ogni struttura ricettiva deve comunicare le generalita degli ospiti alla Questura entro 24 ore dall'arrivo. CheckIn Facile automatizza completamente questo processo, raccogliendo i dati tramite OCR e trasmettendoli nel formato Alloggiati Web.
Sanzioni: La mancata o tardiva comunicazione comporta sanzioni da 206 a 3.098 euro per ogni ospite non comunicato.
Il Decreto rafforza gli obblighi di identificazione degli ospiti. CheckIn Facile supporta la verifica video "de visu" e la verifica biometrica per garantire la piena conformita anche per il self check-in senza presenza fisica dell'host.
Privacy by Design e Privacy by Default. I dati personali sono criptati, il consenso e raccolto esplicitamente, e tutti i diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilita) sono garantiti.
Obbligo di comunicazione statistica dei flussi turistici. CheckIn Facile genera automaticamente i report nei formati richiesti dai portali regionali (Ross1000, Turismo5, Radar, ecc.).
Ogni dato raccolto durante il check-in viene automaticamente validato, formattato e preparato per la trasmissione. Il sistema controlla in tempo reale la completezza delle informazioni e segnala eventuali anomalie prima dell'invio.
| Dato | Obbligatorio | Utilizzo |
|---|---|---|
| Nome e Cognome | Si | Questura / ISTAT |
| Data e Luogo di Nascita | Si | Questura |
| Cittadinanza | Si | Questura / ISTAT |
| Documento di Identita (tipo/numero) | Si | Questura |
| Data Arrivo / Partenza | Si | Questura / ISTAT |
| Email / Telefono | Facoltativo | Comunicazioni |
| Firma digitale | Facoltativo | Contratto / Privacy |
La verifica "de visu" e il processo con cui l'host verifica visivamente l'identita dell'ospite confrontando la persona fisica con il documento d'identita. Con CheckIn Facile, questa verifica puo avvenire anche da remoto tramite videochiamata integrata.
| Funzionalita | Descrizione |
|---|---|
| Liveness Detection | Verifica che il selfie sia scattato in tempo reale (no foto di foto) |
| Confronto Biometrico | Match tra foto documento e selfie con accuratezza >95% |
| Videochiamata Integrata | Verifica visiva da remoto con registrazione opzionale |
| 3 Modalita | Automatica (AI), Ibrida (AI + revisione manuale), Manuale |
Conforme al Decreto Sicurezza: La verifica video soddisfa l'obbligo di identificazione "de visu" anche in assenza dell'host, rendendo legale il self check-in completo.
CheckIn Facile offre un set completo di strumenti per la gestione della tua struttura ricettiva.
Panoramica in tempo reale di arrivi, partenze, check-in in corso e completati. Statistiche aggregate per struttura con indicatori di performance.
Crea un nuovo check-in in pochi click: inserisci le date del soggiorno e il numero di ospiti. Il sistema genera automaticamente un link univoco da condividere.
Ogni check-in ha un link univoco e un QR code. Condividili via WhatsApp, email o SMS. L'ospite completa tutto dal suo smartphone senza installare app.
Anagrafica completa degli ospiti con storico soggiorni, documenti, preferenze e note. Ricerca rapida e filtri avanzati per nome, data, struttura.
Invio automatico del link di check-in, conferme di prenotazione, istruzioni di accesso e promemoria direttamente su WhatsApp dell'ospite.
Ricevi notifiche push per ogni check-in completato, documento caricato, pagamento ricevuto e accesso alla struttura.
L'invio dei dati alla Questura e all'ISTAT e completamente automatizzato. CheckIn Facile genera i file nel formato corretto e li trasmette direttamente ai portali istituzionali.
| Stato | Significato | Azione |
|---|---|---|
| In Attesa | Check-in creato, ospite non ha ancora compilato | Inviare il link all'ospite |
| In Corso | Ospite sta compilando i dati | Attendere il completamento |
| Completato | Dati raccolti e pronti per la trasmissione | Verificare e trasmettere |
| Trasmesso | Dati inviati con successo alla Questura | Nessuna azione richiesta |
CheckIn Facile genera automaticamente i report statistici richiesti dall'ISTAT nel formato compatibile con i principali portali regionali: Ross1000, Turismo5, Radar e altri. I dati vengono aggregati mensilmente e possono essere esportati con un click.
CheckIn Facile integra la gestione dei pagamenti direttamente nel flusso di check-in, semplificando l'incasso e il calcolo automatico della tassa di soggiorno.
Carte di credito e debito con 3D Secure. Incasso automatico al check-in o pre-autorizzazione.
Pagamento rapido tramite conto PayPal o carta collegata. Ideale per ospiti internazionali.
Pagamento mobile diffuso in Italia. Commissioni ridotte per transazioni domestiche.
Registrazione manuale dei pagamenti ricevuti tramite bonifico bancario o in contanti.
Il sistema calcola automaticamente la tassa di soggiorno in base al comune, alla tipologia di struttura, all'eta dell'ospite e alla durata del soggiorno. Le esenzioni (minori, residenti, lavoratori) vengono applicate automaticamente. L'ospite puo pagare la tassa durante il check-in online oppure in struttura.
Report automatico: A fine mese, CheckIn Facile genera il riepilogo della tassa di soggiorno raccolta, pronto per la rendicontazione al Comune.
CheckIn Facile si integra con i principali PMS e Channel Manager del settore, sincronizzando prenotazioni e dati in tempo reale.
| Tipo | Piattaforma | Sincronizzazione |
|---|---|---|
| OTA | Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO | Prenotazioni in tempo reale |
| PMS | Octorate, Guesty, Beds24, Smoobu, Lodgify | Bidirezionale completa |
| Channel Manager | Octorate, Beds24, SiteMinder, RoomRaccoon | Disponibilita e prezzi |
| Pagamenti | Stripe, PayPal, Satispay | Incassi automatici |
| Smart Lock | Nuki, SALTO, TTLock, Yale, Tedee, igloohome | Codici accesso automatici |
| Comunicazioni | WhatsApp Business, Email, SMS | Messaggi automatici |
Zero doppio lavoro: Le prenotazioni ricevute dal PMS o dal Channel Manager vengono automaticamente importate in CheckIn Facile, con il link di check-in inviato all'ospite senza intervento manuale.
Il Concierge AI e un assistente virtuale intelligente che risponde automaticamente alle domande degli ospiti in qualsiasi momento del giorno e della notte, in 12 lingue diverse.
Risponde alle domande frequenti su orari di check-in/check-out, istruzioni di accesso, parcheggio, Wi-Fi, servizi della zona e regolamento della struttura.
Supporta italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo, portoghese, olandese, russo, cinese, giapponese, arabo e coreano.
Raggiungibile tramite WhatsApp, chat nel Guest Panel, email e widget sul sito della struttura.
Configura le risposte in base alla tua struttura: regolamento, servizi, luoghi di interesse, ristoranti consigliati e offerte speciali.
Risultato: L'80% delle domande degli ospiti viene gestito automaticamente dal Concierge AI, riducendo drasticamente le chiamate e i messaggi che richiedono intervento manuale.
L'integrazione con le serrature smart permette di automatizzare completamente l'accesso alla struttura. Quando l'ospite completa il check-in, riceve automaticamente un codice PIN valido solo per il periodo del soggiorno.
| Brand | Modelli | Caratteristiche |
|---|---|---|
| Nuki | Smart Lock 4.0, Smart Lock Pro, Keypad 2.0 | Retrofit, installazione senza modifiche alla porta. Rivenditore ufficiale. |
| SALTO | SALTO KS, Danalock | Soluzione professionale per hotel e strutture di medie/grandi dimensioni. |
| TTLock | Serie completa TTLock | Ampia gamma di modelli con eccellente rapporto qualita/prezzo. |
| Yale | Yale Linus, Yale Connect | Brand premium con design elegante e sicurezza avanzata. |
| Tedee | Tedee GO, Tedee PRO | Design compatto e minimalista. Rivenditore ufficiale. |
| igloohome | Keybox 3, Retrofit, Padlock | Funzionamento offline con algoPIN. Rivenditore ufficiale. |
Automazione completa: Check-in completato → Codice generato → Inviato all'ospite via WhatsApp → Check-out → Codice disattivato. Zero intervento manuale.
Il sistema di verifica biometrica utilizza il riconoscimento facciale con intelligenza artificiale per confermare l'identita dell'ospite confrontando la foto del documento con un selfie scattato in tempo reale.
L'ospite carica una foto del documento d'identita e scatta un selfie tramite la fotocamera del proprio smartphone. L'algoritmo AI confronta le due immagini analizzando oltre 100 punti biometrici del volto, con un livello di accuratezza superiore al 95%.
La tecnologia di Liveness Detection previene le frodi verificando che il selfie sia scattato in tempo reale da una persona fisica. Il sistema rileva e blocca tentativi di utilizzo di foto stampate, schermi di dispositivi o maschere.
| Modalita | Funzionamento | Ideale Per |
|---|---|---|
| Automatica | L'AI approva automaticamente se il match supera il 95% | Strutture con alto volume di check-in |
| Ibrida | AI approva i casi certi, i casi dubbi vengono rivisti manualmente | Bilanciamento tra automazione e controllo |
| Manuale | Ogni verifica viene rivista e approvata dall'operatore | Strutture che preferiscono il controllo totale |
Il sistema di firma digitale con OTP (One-Time Password) consente agli ospiti di firmare digitalmente il contratto di soggiorno e l'informativa privacy durante il check-in online, con pieno valore legale.
La firma digitale OTP ha valore legale ai sensi del Regolamento eIDAS (UE 910/2014) ed e equiparata alla firma elettronica avanzata. Il documento firmato viene archiviato con timestamp e riferimento univoco per la conservazione a norma.
Niente piu carta: Contratti e privacy firmati digitalmente, archiviati in cloud e sempre accessibili. Risparmi carta, tempo e spazio fisico.
CheckIn Facile include un Property Management System completo, pensato per gestire tutti gli aspetti operativi della struttura ricettiva da un'unica piattaforma. Il PMS e incluso in tutti i piani.
Visualizzazione drag-and-drop delle prenotazioni. Sincronizzazione automatica con Booking.com, Airbnb e tutti i canali collegati.
Pianificazione automatica delle pulizie, assegnazione al personale, checklist digitali e tracking in tempo reale dello stato camere.
Sistema di segnalazione con foto, assegnazione ai tecnici, manutenzione programmata e storico interventi.
Gestione scorte prodotti pulizia, biancheria e amenities. Alert automatici per scorte basse.
KPI in tempo reale: occupazione, ADR, RevPAR. Confronti anno su anno e previsioni di occupazione.
Profili collaboratori, turni automatici, messaggistica interna e controllo accessi granulare.
Tutto incluso: Il PMS e incluso gratuitamente in tutte le versioni di CheckIn Facile, senza costi aggiuntivi. Scopri di piu sul PMS →
Il Guest Panel e un portale dedicato agli ospiti dove possono accedere a tutte le informazioni relative al loro soggiorno. E accessibile tramite il link di check-in, senza necessita di account o password.
Date, indirizzo, istruzioni di accesso, codice Wi-Fi, regolamento della struttura e contatti dell'host.
Canale diretto per comunicare con l'host o con il Concierge AI per qualsiasi necessita durante il soggiorno.
Ristoranti, attrazioni, trasporti e servizi utili nella zona della struttura. Personalizzabile dall'host.
Accesso al contratto firmato, ricevute di pagamento e conferma del check-in completato.
L'obbligo di comunicazione statistica dei flussi turistici riguarda tutte le strutture ricettive italiane. CheckIn Facile automatizza completamente la generazione e l'invio dei dati nei formati richiesti dai diversi portali regionali.
| Portale | Regioni | Formato |
|---|---|---|
| Ross1000 | Toscana, Liguria, Sardegna e altre | CSV / Upload automatico |
| Turismo5 | Veneto, Friuli Venezia Giulia | XML / Upload automatico |
| Radar | Emilia-Romagna | CSV / Upload automatico |
| WebTur | Campania, Puglia | CSV / Upload automatico |
| Unicom | Lombardia | CSV / Upload automatico |
Mai piu ritardi: I report ISTAT vengono generati automaticamente a fine periodo e possono essere inviati con un singolo click dal pannello di amministrazione.
CheckIn Facile supporta 12 lingue per le comunicazioni con gli ospiti. Il sistema rileva automaticamente la lingua dell'ospite in base alla nazionalita e invia tutti i messaggi nella lingua corretta.
Il sistema invia automaticamente messaggi personalizzati in ogni fase del soggiorno:
| Evento | Canale | Contenuto |
|---|---|---|
| Prenotazione confermata | Email / WhatsApp | Conferma con dettagli del soggiorno e link check-in |
| Promemoria check-in | WhatsApp / SMS | Invito a completare il check-in online (48h prima) |
| Check-in completato | Email / WhatsApp | Conferma con codice accesso e istruzioni |
| Giorno del check-out | Promemoria orario e istruzioni di uscita | |
| Post-soggiorno | Ringraziamento e richiesta di recensione |
CheckIn Facile utilizza tecnologie di intelligenza artificiale avanzate per automatizzare processi che tradizionalmente richiedono intervento manuale.
Riconoscimento ottico dei caratteri su carte d'identita, passaporti e patenti. Estrae automaticamente nome, cognome, data di nascita, numero documento e tutti i dati necessari in meno di 3 secondi.
Analisi avanzata delle immagini dei documenti per estrarre dati anche da documenti rovinati, parzialmente coperti o fotografati in condizioni di luce non ottimali.
Dopo la scansione del documento, tutti i campi del modulo vengono compilati automaticamente. L'ospite deve solo verificare e confermare, riducendo il tempo di compilazione del 90%.
Algoritmi di deep learning per il confronto biometrico tra foto documento e selfie dell'ospite, con Liveness Detection anti-frode.
AI al servizio dell'ospitalita: Le nostre tecnologie AI non sostituiscono l'host, ma lo liberano dalla burocrazia permettendogli di concentrarsi sull'accoglienza.
| Attivita | Metodo Tradizionale | Con CheckIn Facile |
|---|---|---|
| Registrazione ospite | 10-15 minuti | 2 minuti (self-service) |
| Compilazione schedina PS | 5-10 minuti per ospite | Automatico (0 minuti) |
| Invio alla Questura | 15-30 minuti/giorno | 1 click (30 secondi) |
| Report ISTAT mensile | 1-2 ore | Automatico (0 minuti) |
| Calcolo tassa soggiorno | 5 minuti per check-in | Automatico (0 minuti) |
Per i gestori con piu proprieta, CheckIn Facile offre una dashboard centralizzata che permette di gestire tutte le strutture da un unico account, con statistiche aggregate e report separati per ogni proprieta.
Vista d'insieme su tutte le proprieta: arrivi totali, check-in completati, incassi e occupazione. Passa rapidamente dalla vista globale al dettaglio di ogni singola struttura.
Assegna collaboratori a strutture specifiche con ruoli e permessi differenziati. Ogni membro del team vede solo le informazioni pertinenti al suo ruolo.
Ogni struttura ha i propri report Questura, ISTAT e contabili. Puoi esportare report per singola proprieta o aggregati per l'intero portfolio.
Ogni struttura ha le sue impostazioni: tassa di soggiorno, regolamento, messaggi personalizzati, smart lock e integrazioni.
CheckIn Facile genera report completi per la Questura nel formato ufficiale Alloggiati Web. I dati possono essere esportati in diversi formati o trasmessi direttamente tramite integrazione.
| Formato | Descrizione | Utilizzo |
|---|---|---|
| CSV Alloggiati Web | Formato standard con delimitatore punto e virgola (;) | Upload manuale sul portale Alloggiati |
| PDF Riepilogativo | Report PDF con tutti i dati degli ospiti | Archivio interno e stampa |
| Trasmissione Diretta | Invio automatico tramite API Alloggiati Web | Automazione completa (piano Pro e superiori) |
Il sistema assegna automaticamente il codice tipo corretto a ogni ospite secondo le specifiche Alloggiati Web:
| Codice | Tipo | Descrizione |
|---|---|---|
| 16 | Ospite singolo | Persona che soggiorna da sola |
| 17 | Capofamiglia | Responsabile del nucleo familiare |
| 19 | Familiare | Membro del nucleo familiare del capofamiglia |
La protezione dei dati personali degli ospiti e una priorita assoluta. CheckIn Facile implementa le migliori pratiche di sicurezza informatica e rispetta integralmente il GDPR.
Tutte le comunicazioni sono protette con TLS 1.3. I dati sensibili (documenti, dati biometrici) sono criptati anche a riposo con AES-256.
I server sono ospitati in data center certificati ISO 27001 situati in Europa, nel pieno rispetto del GDPR e della sovranita digitale.
Autenticazione a due fattori (2FA), permessi granulari per ruolo, log completo di ogni accesso e modifica ai dati.
Backup automatici giornalieri con retention di 30 giorni. Disaster recovery con RPO di 1 ora e RTO di 4 ore.
| Tipo di Dato | Periodo di Conservazione | Base Giuridica |
|---|---|---|
| Dati schedina PS | 5 anni | Obbligo di legge (Art. 109 TULPS) |
| Documenti fiscali | 10 anni | Normativa fiscale italiana |
| Dati biometrici | 24 ore dopo la verifica | Minimizzazione dati (GDPR Art. 5) |
| Log di accesso | 12 mesi | Sicurezza del sistema |
Diritti degli Interessati: Gli ospiti possono esercitare in qualsiasi momento il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e portabilita dei propri dati attraverso un'apposita sezione del Guest Panel o contattando il DPO.
CheckIn Facile offre piani flessibili per ogni esigenza, dalla piccola struttura familiare alla catena alberghiera. Tutti i piani includono il PMS completo.
Prova gratis: Tutti i piani a pagamento includono 14 giorni di prova gratuita senza carta di credito. Inizia ora →
Il nostro team e a tua disposizione per qualsiasi domanda, suggerimento o richiesta di assistenza. Rispondiamo rapidamente su tutti i canali.
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