FAQ Check-in Hotel 2026

Il Portale Alloggiati Web è il sistema informatico ufficiale della Polizia di Stato attraverso cui tutte le strutture ricettive italiane devono comunicare obbligatoriamente i dati degli ospiti.

È stato istituito con il Decreto Sicurezza (D.L. 113/2018) e riguarda:

• Hotel e alberghi
• Bed & Breakfast
• Case vacanza e affittacamere
• Agriturismi
• Qualsiasi struttura che ospita turisti

CheckIn Facile genera automaticamente i file nel formato esatto richiesto dal portale, pronti per essere caricati in pochi secondi.

Hai esattamente 24 ore dall'arrivo dell'ospite per comunicare i suoi dati alla Questura tramite il Portale Alloggiati Web.

⚠️ Attenzione: Le sanzioni per mancata o ritardata comunicazione vanno da €206 a €3.098 per ogni ospite non comunicato. Nel caso di recidiva, si può arrivare alla sospensione dell'attività.

Con CheckIn Facile non corri più rischi: il sistema ti avvisa automaticamente quando ci sono check-in da comunicare e genera il report in 1 click.

Assolutamente sì! CheckIn Facile funziona con prenotazioni provenienti da qualsiasi fonte:

• ✅ Airbnb
• ✅ Booking.com
• ✅ Expedia
• ✅ VRBO
• ✅ Prenotazioni dirette
• ✅ Walk-in

Devi semplicemente creare la prenotazione nel sistema (ci vogliono 30 secondi) e inviare il link di check-in all'ospite via WhatsApp, email o SMS. L'ospite completa tutto dal suo smartphone!

La tecnologia OCR (Optical Character Recognition) permette di leggere automaticamente i dati dai documenti d'identità.

Come funziona:

1. L'ospite fotografa il documento con il suo smartphone
2. Il sistema analizza l'immagine in tempo reale
3. Estrae automaticamente: nome, cognome, data di nascita, luogo, numero documento, scadenza
4. Compila il form in 5 secondi invece di 2 minuti

✅ Documenti supportati: Carta d'identità italiana, Passaporto, Patente, Documenti stranieri

100% conforme al GDPR (Regolamento UE 2016/679). La privacy dei tuoi ospiti è la nostra priorità.

Cosa facciamo per proteggere i dati:

• 🔒 Crittografia: Tutti i dati sono criptati in transito e a riposo
• 📝 Consenso esplicito: L'ospite accetta l'informativa privacy durante il check-in
• 🗑️ Diritto all'oblio: Cancellazione dati su richiesta
• 📤 Portabilità: Export dati in formato standard
• ⏰ Conservazione limitata: I dati sono conservati solo per il tempo previsto dalla legge (5 anni)

Sì! La funzionalità multi-struttura ti permette di gestire tutti i tuoi immobili da un'unica dashboard.

Vantaggi della gestione centralizzata:

• 📊 Dashboard unificata con statistiche aggregate
• 🏠 Passaggio rapido tra una struttura e l'altra
• 👥 Assegnazione collaboratori per struttura
• 📋 Report Questura separati per ogni struttura
• ⚙️ Personalizzazione indipendente (logo, messaggi, camere)

Perfetto per property manager e host con più appartamenti su Airbnb!

La funzione di riconoscimento facciale AI confronta la foto del documento con il selfie dell'ospite per verificare che siano la stessa persona.

3 modalità disponibili:

Offriamo setup professionale chiavi in mano. Prova la demo gratuita per scoprire tutte le funzionalità.

✓ Rivenditori diretti Nuki    ✓ Partner Octorate    ✓ Supporto esteso: €199/anno

Nessuna installazione richiesta! CheckIn Facile funziona interamente via browser web.

Compatibilità:

• 💻 Tu (gestore): Accedi da PC, tablet o smartphone tramite browser
• 📱 I tuoi ospiti: Fanno check-in dal loro smartphone, nessuna app da scaricare

💡 Tip: Puoi aggiungere l'icona alla schermata home del telefono per accesso rapido come un'app!

In 10 minuti sei operativo! Il setup è semplicissimo:

1. Accedi con le tue credenziali
2. Configura la tua struttura (nome, indirizzo, camere)
3. Carica il tuo logo (opzionale)
4. Inserisci le credenziali Questura
5. Inizia a creare prenotazioni!

🎁 Bonus: Ti forniamo dati demo precaricati per fare pratica prima di usarlo con ospiti reali.

Il Decreto Sicurezza (D.L. 113/2018), convertito in Legge 132/2018, ha rafforzato gli obblighi per le strutture ricettive in Italia in materia di pubblica sicurezza.

Cosa prevede per hotel, B&B e case vacanza:

• 📋 Obbligo di identificazione: Devi verificare l'identità di OGNI ospite tramite documento valido
• ⏰ Comunicazione entro 24 ore: I dati vanno trasmessi alla Questura entro 24 ore dall'arrivo
• 💾 Conservazione dati: Devi conservare i dati per 5 anni
• 🚨 Segnalazione anomalie: Obbligo di segnalare ospiti sospetti

È una preoccupazione legittima e molto comune. Molti nostri clienti sono arrivati da noi proprio dopo aver ricevuto una multa.

Ecco come CheckIn Facile ti protegge:

💡 Da quando i nostri clienti usano CheckIn Facile: ZERO multe ricevute.

Ottima domanda! Ecco perché centinaia di strutture hanno scelto noi:

🏆 Unico self-hosted italiano con Alloggiati Web nativo. Risparmia fino a €2.700 in 3 anni!

Perfetto! CheckIn Facile è stato progettato proprio per host come te che gestiscono appartamenti in self check-in.

Ecco come funziona:

1. 📱 Invia il link di check-in all'ospite via WhatsApp/Airbnb chat
2. 📸 L'ospite compila tutto dal suo smartphone (documento, selfie, firma)
3. ✅ Tu ricevi la notifica che il check-in è completato
4. 🔑 Invii le istruzioni per entrare (codice, keybox, smart lock)
5. 📄 Generi il report per la Questura con 1 click

Assolutamente sì. La sicurezza dei dati è la nostra priorità #1.

I tuoi dati sono più al sicuro qui che in un registro cartaceo che può essere perso, rubato o danneggiato!

Certo! Il sistema è progettato per gestire ospiti da tutto il mondo.

Documenti supportati:

• 🇮🇹 Carta d'identità italiana
• 🇪🇺 Carte d'identità europee
• 🌍 Passaporti di qualsiasi paese
• 🚗 Patenti di guida

L'OCR riconosce automaticamente il tipo di documento e la nazionalità, estraendo tutti i dati nel formato corretto per il Portale Alloggiati Web.

Assistenza vera, da persone vere. Niente chatbot, niente ticket infiniti.

⚡ Tempo medio di risposta: 15 minuti durante orario lavorativo

Siamo così sicuri della qualità del nostro software che offriamo una garanzia completa:

• ✅ 30 giorni per provarlo con i tuoi ospiti reali
• ✅ Rimborso completo se non sei soddisfatto
• ✅ Nessuna domanda, nessuna giustificazione richiesta
• ✅ Rimborso entro 5 giorni dalla richiesta

Nota: Nel 2024/2025 abbiamo avuto solo 2 richieste di rimborso su oltre 500 clienti. Il 99.6% dei clienti è soddisfatto!

Assolutamente sì! Abbiamo una demo completamente funzionante che puoi provare subito, gratis, senza carta di credito.

Cosa puoi fare nella demo:

• Creare check-in di prova
• Testare l'OCR documenti
• Generare report Questura
• Esplorare la dashboard
• Vedere la pagina ospite

È una domanda giusta. Ecco chi siamo e perché puoi fidarti:

Andrea Piani

Sviluppatore & Founder

Sviluppatore italiano con P.IVA (IT02915190306), con sede a Udine. Non siamo una startup sconosciuta: siamo un'azienda reale, con sede in Italia, raggiungibile e responsabile.

Sì, trasmissione 100% automatica! È la funzione più richiesta dai nostri clienti.

Come funziona:

1. Configura una volta: Inserisci le credenziali del Portale Alloggiati Web
2. Check-in ospite: L'ospite completa il self check-in
3. Trasmissione automatica: Il sistema invia i dati entro le 24 ore
4. Conferma ricevuta: Ricevi notifica dell'avvenuta trasmissione

💡 Risparmia 15-30 minuti al giorno di lavoro manuale!

CheckIn Facile automatizza completamente la trasmissione dei dati statistici ISTAT richiesti dalla tua Regione.

Cosa fa il sistema:

• 📊 Calcola automaticamente: Arrivi, presenze, nazionalità, durata soggiorno
• 📋 Genera il report: Nel formato esatto richiesto dalla tua Regione
• 📤 Trasmette i dati: Al portale regionale ISTAT/Turismo
• ✅ Conferma invio: Con ricevuta e storico trasmissioni

Mai più calcoli manuali su Excel, mai più errori nei conteggi, mai più scadenze dimenticate!

Sì! Il modulo Tassa di Soggiorno automatizza tutto il processo, dal calcolo alla rendicontazione al Comune.

Funzionalità incluse:

💰 Database aggiornato: Tariffe di oltre 1.000 Comuni italiani precaricate e sempre aggiornate!

Assolutamente sì! CheckIn Facile si integra con i principali software del settore hospitality.

Channel Manager supportati:

PMS supportati:

Cosa si sincronizza:

• ✅ Prenotazioni (import automatico)
• ✅ Dati ospite
• ✅ Date check-in/check-out
• ✅ Stato prenotazione

Il Decreto Sicurezza 2024 ha introdotto nuovi requisiti per il self check-in remoto nelle strutture ricettive.

Come funziona in CheckIn Facile:

1. 📸 L'ospite scatta foto del documento (fronte e retro)
2. 🤳 Scatta un selfie per il face matching
3. 🎥 Registra un breve video (5-10 secondi) dove:
   • Mostra il documento accanto al volto
   • Conferma verbalmente nome e prenotazione
4. ✅ Il sistema verifica e archivia tutto

Il Concierge AI è il tuo assistente virtuale che risponde agli ospiti 24/7, anche quando dormi!

Cosa fa per te:

💡 Risultato: -80% messaggi da gestire manualmente, ospiti più soddisfatti!

Sì! Il modulo Pagamenti ti permette di incassare direttamente durante il check-in online.

Metodi di pagamento supportati:

Cosa puoi incassare:

• 💰 Caparra/Anticipo
• 💰 Saldo soggiorno
• 💰 Tassa di soggiorno
• 💰 Servizi extra (colazione, transfer, late check-out)
• 💰 Deposito cauzionale

Assolutamente sì! Ti aiutiamo noi con la migrazione, gratuitamente.

Il nostro processo di migrazione:

1. 📤 Esporta i tuoi dati dal vecchio software (ti spieghiamo come)
2. 📥 Importiamo tutto in CheckIn Facile (lo facciamo noi per te)
3. ✅ Verifica che tutto sia corretto
4. 🚀 Inizia a usare il nuovo sistema!

Cosa possiamo importare:

• ✅ Anagrafica strutture
• ✅ Storico prenotazioni
• ✅ Database ospiti
• ✅ Configurazioni camere

Nessun limite! A differenza di altri software che fanno pagare "per check-in" o "per prenotazione", con noi hai tutto illimitato.

Confronto costi con competitor:

Sì, tutto incluso a vita! Quando compri la licenza, hai diritto a tutti gli aggiornamenti futuri senza costi aggiuntivi.

Cosa è incluso:

• 🔄 Aggiornamenti di sicurezza: Sempre protetto
• 🐛 Bug fix: Correzioni immediate
• ✨ Nuove funzionalità: Le aggiungiamo regolarmente
• ⚖️ Adeguamenti normativi: Sempre in regola con le nuove leggi
• 🎨 Miglioramenti UI/UX: Interfaccia sempre moderna

Tutto questo gratis per chi aveva già acquistato la licenza!

Il software è intuitivo e facile da usare, ma ti forniamo tutto il supporto necessario per partire al meglio.

Risorse disponibili:

La maggior parte dei clienti è operativa in meno di 1 ora dalla prima apertura!

CheckIn Facile si integra nativamente con le principali serrature smart e serrature intelligenti del mercato per il self check-in totalmente automatizzato. Non dovrai più preoccuparti di consegnare chiavi fisiche, coordinarti per l'arrivo degli ospiti o gestire emergenze con chiavi smarrite. Il sistema genera codici di accesso temporanei validi solo per il periodo del soggiorno, aumentando sicurezza e comodità.

🔐 Serrature smart compatibili con CheckIn Facile:

✨ Come funziona l'automazione:

1. L'ospite completa il check-in online dal suo smartphone
2. Il sistema genera automaticamente un codice di accesso univoco
3. Il codice è valido solo per le date del soggiorno
4. L'ospite riceve codice + istruzioni via WhatsApp/Email/SMS
5. Entra autonomamente, tu sei libero!

Altri dispositivi compatibili: August, Tedee, Igloohome, Schlage, keybox generiche, citofoni smart.

La verifica biometrica con riconoscimento facciale AI è il sistema più avanzato per confermare l'identità dell'ospite da remoto, prevenendo frodi, furti d'identità e accessi non autorizzati. Questo sistema di identity verification è particolarmente importante per il self check-in in hotel, B&B, case vacanza e affittacamere dove non c'è presenza fisica del gestore all'arrivo dell'ospite.

Come funziona il processo:

✅ Conforme eIDAS e GDPR: I dati biometrici non vengono memorizzati, solo il risultato della verifica.

La firma digitale OTP (One-Time Password) permette agli ospiti di firmare documenti con valore legale direttamente dal loro smartphone, senza stampare nulla. Questa firma elettronica avanzata è la soluzione ideale per hotel, B&B e case vacanza che vogliono digitalizzare completamente il processo di check-in, eliminando carta e garantendo la conformità normativa italiana ed europea.

Documenti che l'ospite può firmare:

Come funziona:

1. L'ospite visualizza il documento da firmare
2. Conferma di aver letto e accettato
3. Riceve un codice OTP a 6 cifre via SMS o email
4. Inserisce il codice nel form
5. Firma registrata con valore legale!

Sì! CheckIn Facile è evoluto da semplice software di check-in online a vero Property Management System (PMS) completo per la gestione di hotel, B&B, case vacanza, affittacamere e agriturismi. Non hai più bisogno di acquistare software separati: gestisci prenotazioni, check-in, pulizie, inventario e manutenzione da un'unica dashboard centralizzata.

Moduli inclusi:

💡 Tutto in uno: Non hai bisogno di software separati. Check-in, gestione prenotazioni, pulizie, inventario: tutto da un'unica dashboard!

Il Guest Panel è un portale dedicato dove l'ospite trova tutto ciò che serve per il suo soggiorno, accessibile da smartphone.

Cosa include:

💡 Risultato: -90% domande ripetitive dagli ospiti, esperienza premium!

CheckIn Facile genera e trasmette automaticamente i dati statistici ISTAT richiesti dalla tua regione, eliminando ore di lavoro manuale. Il modulo ISTAT è fondamentale per tutte le strutture ricettive italiane che devono comunicare mensilmente i dati sul movimento turistico: arrivi, presenze, nazionalità degli ospiti e regione di provenienza per gli italiani.

Report generati automaticamente:

Portali regionali supportati:

• Ross1000: Piemonte, Lombardia, Veneto, Liguria, Friuli, Marche, Umbria, Lazio
• Turismo5: Emilia-Romagna
• WebTur: Toscana, Trentino-Alto Adige
• STR: Sicilia, Sardegna, Puglia, Calabria, Campania

Le comunicazioni automatiche multilingua sono disponibili in 12 lingue, coprendo la stragrande maggioranza dei turisti che visitano l'Italia! Questo significa che ogni ospite riceve email, SMS e notifiche nella propria lingua madre, migliorando drasticamente l'esperienza di soggiorno e riducendo incomprensioni sulle istruzioni di check-in, codici accesso e regole della casa.

Lingue supportate:

🤖 Auto-detection lingua:

Il sistema rileva automaticamente la lingua preferita dell'ospite dalla nazionalità o dalle preferenze del browser e invia tutte le comunicazioni nella lingua corretta.

Template disponibili:

• ✉️ Conferma prenotazione
• ✉️ Istruzioni check-in
• ✉️ Codice accesso smart lock
• ✉️ Ringraziamento post-soggiorno
• ✉️ Richiesta recensione

Sì! Con l'integrazione smart lock ricevi notifiche push in tempo reale ogni volta che un ospite utilizza il codice per accedere.

Cosa puoi monitorare:

📊 Storico completo: Dashboard con tutti gli accessi: data, ora, nome ospite, serratura. Filtri per periodo, proprietà, singolo ospite. Perfetto per chi gestisce più appartamenti!